Інструкція для користувача

Інтеграція з Rozetka

Модуль інтеграції KeepinCRM з Rozetka дозволяє

  1. Керувати товарами і на їх основі генерувати XML-файл для вивантаження на Rozetka (якщо продаєте або плануєте продавати на Rozetka);
  2. Вивантажувати раніше створені замовлення та автоматично створювати клієнтів (якщо Ви вже продаєте на Rozetka);
  3. Вивантажувати всі Ваші товари з Rozetka (якщо Ви вже продаєте на Rozetka);
  4. Працювати з замовленнями:
    1. Дивитися повну інформацію по замовленню з Rozetka;
    2. Змінювати статуси;
    3. Автоматично відправляти ТТН при зміні на статус "Відправлено в службу доставки";
    4. Додавати, видаляти товари або змінювати їх кількість при статусі "Обробляється менеджером";
    5. Переписуватись з покупцем по замовленню.
  5. Вести переписку якщо залишили питання по Вашій компанії;
  6. Вести переписку якщо залишили питання по товару;
  7. Створювати пов'язані статуси Rozetka і етапи у воронці продажів KeepinCRM;
  8. Додати кілька акаунтів Rozetka.

Часті запитання

  1. Якщо я вже продаю на маркетплейсі, то через Вашу систему я зможу додати нові товари на Rozetka?
    • Так, звичайно.
  2. Я тільки готуюся продавати на Rozetka, і мені потрібен XML-файл з моїми товарами. У Вас можна його сформувати?
    • Звичайно, потрібно завантажити Ваші товари в KeepinCRM, налаштувати характеристики і автоматично згенерувати XML-файл.
  3. Якщо я згенерував XML-файл через Вашу систему, його підтвердили і далі у мене з'явився новий товар, він з'явиться в XML?
    • Так, новий товар потрібно просто додати до нас в склад, і він автоматично з'явиться в XML-файлі.
  4. Залишки товарів у Вас можна контролювати?
    • Так, у нас є можливість автоматичного списання товару при відправленні, можливість формувати прихід товарів і тд.
  5. Якщо у мене кілька акаунтів, як я буду розрізняти звідки замовлення
    • Для цього в кожному замовленні є джерело замовлення - профіль на Rozetka.
  6. Як часто відбувається синхронізація з Rozetka?
    • Синхронізація відбувається раз в 1 хвилину.
  7. Якщо я щось змінюю в замовленні на Rozetka, то у Вас ці зміни з'являться?
    • Так.
  8. Що потрібно, щоб підключити модуль Rozetka?
    • Даний модуль платний - 200 грн на місяць, оплата можлива на 3, 6, 9 і 12 місяців. Для підключення потрібно звернутись в службу підтримки.
  9. Я підключив модуль, що далі?
    • Ми допомагаємо налаштувати модуль, і підключити Нову Пошту, УкрПошта, SMS-інформування і тд. (за потреби).

№1. Підключення модуля

Як тільки модуль Rozetka був активований на Вашому акаунті, Ви можете приступати до налаштування, для цього введіть назву нового маркетплейса. І тут є 2 варіанти (Рис 1):

  1. Якщо Ви вже продаєте на Rozetka, то вкажіть назву, яка буде відображатися в замовленнях/джерелі і тд, наприклад назва продавця або довільний текст, він ні на що не впливає.
  2. Якщо Ви плануєте продавати на Rozetka, то можна вказати плановану назву продавця або довільний текст, він ні на що не впливає.

Як тільки Ви вказали ім'я маркетплейса з'явилися налаштуваня модуля, і вже можна підключати аккаунт або налаштувати генерацію XML-файла (працює без підключення аккаунта Rozetka). Рис 2.


№2. Підключення аккаунта Rozetka і перші налаштування

Щоб підключити Ваш аккаунт Rozetka до KeepinCRM, Вам потрібно перейти в блок авторизації і натиснути на кнопку "Вхід". Рис 3. У вікні, вести логін і пароль, який використовується для входу в профіль сайту на Rozetka.

Після підключення, в блоці замість "Не авторизовані" виведеться "Авторизований як: Назва аккаунта", а це означає що інтеграція успішно проведена, і система відразу ж почне завантажувати замовлення, які в статусі "В роботі".


№3. Початкові налаштування

Початкові налаштування дозволяють налаштувати джерело, яке буде прикріплюватись до замовлень з Rozetka, а також проставляти менеджера, який буде відповідальний по ним. Рис 2.


№4. Автоматичне створення задач при повідомленнях від покупців

На Rozetka є 3 типи повідомлень від покупців:

  1. Повідомлення по замовленню;
  2. Повідомлення з питання по компанії;
  3. Повідомлення з питань про товар.

У блоці питання Ви зможете налаштувати автоматичне створення задач на відповідального менеджера, якщо приходить повідомлення по компанії або товару, також автоматично створюватимесь лід або клієнт з даних покупця. Рис 4.

У створеній задачі можна відразу ж відповісти покупцеві, не потрібно переходити в акаунт на Rozetka. Рис 5.


№5. Пов'язані статуси

За допомогою даної опції можна пов'язати статуси Rozetka і етапи воронки продажів в KeepinCRM. Якщо Ви змінюєте етап, то буде змінений і пов'язаний з ним статус замовлення на Rozetka, та навпаки - при зміні статусу замовлення може змінитись етап.

Важливо! Змінювати статус замовлення можна без прив'язки етапів, але якщо імпортуються старі замовлення з Rozetka, то це налаштування краще провести, щоб старі замовлення автоматично розмістилися в потрібних етапах воронки продажів і з ними було зручно працювати. Наприклад: у Вас є етап "Відправлено" і Вам потрібно туди розмістити всі замовлення, які на Rozetka мають статус "Передано в службу доставки". Рис 6.


№6. Імпорт старих замовлень з Rozetka

Ця функція дозволяє вивантажити всі раніше створені замовлення з профілю Rozetka: в роботі, успішні і неуспішні, а якщо до цього Ви пов'язали статуси, то система розмістить їх в потрібних етапах воронки продажів. Це дозволить сформувати базу клієнтів одним кліком, адже автоматично створюється замовлення і картка клієнта. Всі успішні, неуспішні замовлення далі можна відправити в архів. Рис. 7


№7. Імпорт товарів з Rozetka

За допомогою даної функції Ви зможете завантажити всі наявні Вами товари з Rozetka в KeepinCRM з усіма характеристиками, ціною, фото і тд. Рис 8. Навіщо це потрібно:

  • Ви зможете додавати товари в активне замовлення прямо в KeepinCRM. Наприклад: клієнт замовив один товар, але далі передумав і попросив змінити товар в замовленні на інший - легко!
  • На основі цих товарів можна згенерувати оновлений XML-файл, якщо Ви хочете додати новий товар на Rozetka або змінити характеристики, ціни наявних.
  • Якщо Ви плануєте підключати ще один маркетплейс (Prom, F.ua, Allo і тд), і Вам потрібно отримати всі товари, можливо відредагувати їх і створити файл для імпорту на новий маркетплейс.

При імпорті Ви можете вказати в яку папку завантажити товари. Якщо товари вже були додані до нас (в ручному режимі, імпортом через XLS), то можна вказати по якому параметру шукати подібність: ID, артикул, точна назва, якщо система знайде схожість, то додасть ту інформацію, яка є на Rozetka по даному товару.


№8. Генерація XML-файла

Якщо Ви тільки плануєте продавати на Rozetka і потрібен XML-файл з Вашими товарами або Ви вже продаєте і потрібно додати новий товар, змінити старий, то дана можливість дозволяє це зробити в зручному і автоматичному режимі. Функціонал модуля дозволяє автоматично генерувати XML-файл для Розетка на основі зроблених налаштувань, і якщо в папці додається новий товар або змінюється старий, то зміни автоматично з'являються в XML.

Блок налаштувань XML. Рис 9

Детальніше по пунктам:

  1. Генерацію XML можна включити при необхідності;
  2. У коротку і повну назву магазину потрібно ввести назву продавця, який буде на Rozetka;
  3. В URL сайту потрібно ввести адресу сайту, якщо немає, можна ставити "-";
  4. В поле доставка/оплата необхідно ввести метод оплати і доставки, який був узгоджений з менеджером Rozetka;
  5. Вивантажувані категорії - тут Ви можете вказати, з яких саме папок система повинна брати товари для вивантаження. Наприклад якщо у Вас тільки частина товару продається на Rozetka;
  6. Обов'язкові поля для генерації (якщо Ви заповнюєте товари на українському, то поля для введення російської назви/описи можна ігнорувати):
    1. ID - унікальний ідентифікатор товару. Генерує наша система;
    2. Назва російською;
    3. Назва на українській;
    4. Наявність - Так/Ні;
    5. Залишки товару - кількість залишків по товару;
    6. Ціна;
    7. Виробник;
    8. Опис російською;
    9. Опис на українській;
    10. URL товару на вашому сайті.
  7. Вмикачі:
    1. Фото з товарів підтягуються автоматично в XML-файл. Основне і додаткові;
    2. Можна виключити додавання в XML товарів де ціна 0 або товару немає в наявності;
    3. У XML можна додати інформацію по додатковим товарам або відключити дану можливість.
  8. Додаткові характеристики - за допомогою них можна додавати характеристики (параметри) товару, які використовуються для фільтра на Rozetka, або індивідуальні, які виводяться тільки в картці товару. Зліва Ви вказуєте назву характеристики, а справа вибираєте з якого поля брати значення даних характеристик. Поля створюються в нашій системі, і виводяться на картці товару, або в розділі "Склад". Кількість характеристик необмежена.
  9. Після збереження налаштувань у Вас з'являється посилання на XML-файл, який можна вказати в кабінеті або відправити посилання менеджеру Rozetka на перевірку.

№9. Робота з замовленнями

Як тільки у Вас з'явилося замовлення на Rozetka, воно відразу з'являється в KeepinCRM, і створюється картка клієнта. В замовлення передається вся інформація: ПІБ покупця, замовлений товар, ціна, адреса доставки, коментарі і тд. Також всі замовлення з Rozetka отримують власний блок з основною інформацією. Рис 10.

Важливо:

  1. Змінювати статус замовлення можна натиснувши на статус замовлення в блоці Rozetka або помінявши етап угоди, попередньо зв'язавши статуси. При натисканні на статус виводяться доступні статуси для зміни;
  2. Додавати нові товари в замовлення, змінювати кількість або видаляти товари можна при статусі "Обробляється менеджером". Всі ці зміни можна робити прямо в KeepinCRM;
  3. Якщо Ви інтегрували "Нова Пошта" або "УкрПошта", то створену ТТН в замовленні можна автоматично відправити на Rozetka, при зміні статусу на "Передано в службу доставки";
  4. По активному замовленню можна переписуватись з покупцем прямо в інтерфейсі KeepinCRM, для цього є коментарі і галочка "Відправити в Rozetka".
  5. Всі успішно/неуспішно завершені замовлення рекомендуємо закривати, щоб вони відправлялися в архів, і в списку були тільки актуальні замовлення, за якими ведеться робота.

Щоб краще орієнтуватися по замовленням, кожне замовлення і клієнт з Rozetka отримує автоматичне присвоєння джерела, звідки він прийшов.


Як бачите, нічого складного немає, підключити інтеграцію легко і просто, а користуватися зручно і що важливо - можна максимально швидко обробляти замовлення, генерувати ТТН, автоматично відправляти SMS з номерами ТТН і багато іншого. Якщо у Вас виникли додаткові питання або Ви хочете активувати даний модуль, пишіть або телефонуйте нам, і ми з радістю допоможемо.