Автоматична нумерація документів

Зміст

Загальна інформація

#1. Налаштування шаблону нумерації

#2. Використання номерів документів між шаблонами

Додаткова інформація

Загальна інформація

За допомогою шаблону нумерації, можна налаштувати довільний номер документа, який буде підставлятись при його формуванні.

Можливості:

• Налаштування нумерації під кожен тип документа: рахунок, акт, договір, накладні та інші
• Налаштування мінімальної довжини номера та з якої цифри починати нумерацію
• Використання номерів між документами, наприклад в акті виконаних робіт вивести номер рахунку з угоди, в якій сформовано ці 2 документи
• Очищення нумерації в будь-який час, наприклад з нового року
• Використання додаткових змінних

#1. Налаштування шаблону нумерації

Щоб налаштувати шаблон нумерації необхідно перейти в розділ: Налаштування => Документи, обрати потрібний шаблон та увімкнути автоматичну нумерацію документів.

Доступні налаштування:

• Початок нумерації з цифр - з яких саме цифр почати нумерацію, якщо ввести 5410, то новий документ сформується з номером 5411
• Шаблон нумерації - тут можна вносити цифри, символи та обов'язково змінну {{counter}}, яка формує послідовні номери документів
  • Приклад шаблону #1: UA-{{counter}}. Результат: UAK-5411
  • Приклад шаблону #2: GM-{{counter}}/UA. Результат: GM-5411/UA
• Мін. довжина нумерації - Мінімальна кількість символів в номері документа.
  • Приклад #1: якщо початок нумерації з цифр - 100, а мін. довжина нумерації - 6, то результат - 000101, 000102 і тд.

Примітка:

• В шаблоні не можна використовувати сторонні змінні, наприклад змінні угоди, або контрагента. Якщо вказати такі змінні, документ може не створитись і виникне помилка
• Додаткові змінні:
  • {{month}} - відображає поточний місяць у форматі: 01, 02, 03 ... 11, 12
  • {{year}} - відображає поточний рік у форматі: 2024, 2025 і тд.
  • {{today}} - відображає поточну дату у форматі: 15.03.2024
• Якщо видаляється останній сформований документ з номером 1020, то новий буде сформовано з цим же номером. Але тільки якщо документ видаляється не через масове видалення, або зі всією угодою.
• Для виводу номера в документі використовується системна змінна {{.document.number}}
• На створених документах номери не зміняться, нумерація буде працювати тільки для нових
• Якщо початок нумерації вказано як 10000, а мін довжина нумерації - 2, то номер не обріжеться до 2 цифр, а все одно буде починатись з 10000

Результат створення документа в угоді, з номером в списку та в середині документа.

При потребі можна також увімкнути функцію редагування документа, та відкоригувати його вміст.

#2. Використання номерів документів між шаблонами

Це використовується, якщо документи формуються в одній угоду і необхідно вивести номер сформованого рахунку в іншому документі, наприклад Акті виконаних робіт. Тобто в одній угоді сформували 2 документи:

1. Рахунок - з номером 38123
2. Акт виконаних робіт - з номером UA-141

І в акті виконаних робіт необхідно вивести номер рахунку 38123, щоб це вивести в шаблоні акту необхідно додати змінну (Рахунок - це точна назва шаблону з якого треба вивести номер):

{{.document_number.Рахунок}}

Додаткова інформація

• Доступно на розширеному тарифі
• Якщо вимкнути нумерацію, то буде підставлятись системний номер документа
• Якщо в початку нумерації вказано число з мінусом, то потрібно відкоригувати та вказати вірну цифру
• Цифри між документами підтягують останній номер документа. Наприклад: в угоді створено 4 документи в такій послідовності:
  1. Рахунок з номером 201
  2. Акт виконаних робіт з номером 511, і в ньому підтягнувся номер з попереднього рахунку - 201
  3. Рахунок з номером 202
  4. Акт виконаних робіт з номером 512, і в ньому підтягнувся номер з попереднього рахунку - 202