Постачальники

Зміст

Загальна інформація

#1. Увімкнення модулю та налаштування

#2. Створення постачальника

#3. Створення закупівлі

#4. Повернення товару

Додаткова інформація

Загальна інформація

За допомогою цього модулю можна повноцінно працювати з постачальниками в KeepinCRM.

Можливості:

• Необмежена к-сть постачальників
• Створення закупівель через угоди клієнтів або без них
• Одна закупівля може бути пов'язана з декількома угодами клієнтів
• Ведення взаєморозрахунків з постачальниками
• Автоматичний прихід товару на склад
• Закріплення товару на складі за постачальником та можливість його зміни в угоді
• Повернення товару постачальнику
• Експорт в XLS
• Активні та архівні закупівлі
• Налаштування статусів закупівель
• Мультивалютність:
  • При додаванні товару сума закупівлі автоматично розраховується на основі собівартості та к-сті позицій в ГРН. При потребі можна змінити суму та валюту закупівлі в ручному режимі, але при повторному додаванні/видаленні та змінні к-сть товарів в цій закупівлі, сума закупівлі перерахується на основі собівартості та к-сті позицій.
• Доступи та багато іншого

Блок-схема зв'язків між даними:

#1. Увімкнення модуля та створення постачальника

Щоб увімкнути модуль, потрібно перейти в розділ: Налаштування => Модулі => Увімкнути модуль, після чого оновити сторінку через CTRL+F5

Після увімкнення, в розділі Контрагенти (бокове меню), з'являється новий підрозділ: Постачальники. В якому створюються постачальники, закупівлі та повернення товару постачальнику.

Додаткові налаштування виконуються в розділі: Налаштування => Типи даних => Постачальники. В цьому розділі можна налаштувати:

1. Статуси закупівель та повернень
2. Обрати на якому статусі закупівлі система повинна зарахувати прихід товару на склад
3. Обрати статус на якому система буде додавати товари одного постачальника в одну активну закупівлю. Наприклад: за день прийшло 3 угоди (замовлення) від клієнтів на одного постачальника, і однією кнопкою можна додати товари з цих угод в одну закупівлю, щоб відправити в кінці дня все разом постачальнику. Таке автоматичне об'єднання виконується кнопкою "Закупівля" в картці угоди
4. Заборонити переміщення в архів без оплати або без надходження товару на склад
5. Налаштувати додаткові користувацькі поля для закупівель (користувацькі поля для постачальника налаштовуються в списку постачальників)

Щоб надати працівнику доступ до постачальників є відповідний доступ в розділі: Налаштування => Філії, користувачі і доступи => Доступи 

#2. Створення постачальника

При створенні постачальника вказується назва та контактні дані, при потребі можна створити додаткові поля (3 крапки => Налаштування)

Кожен постачальник має внутрішню сторінку на якій відображаються контактні дані, міні статистика, список активних закупівель, повернення та архівні закупівлі/повернення.

#2. Створення закупівлі

Створити закупівлю можна декількома методами:

1. Зі сторінки постачальника
2. З розділу всіх закупівель
3. З угоди покупця - тоді закупівля прикріплюється до угоди (або декількох угод) та в ній відображається список угод по яких її було сформовано, щоб опрацювати їх після надходження товару на склад

Логіка роботи з закупівлями:

1. Створення закупівлі
2. Додавання товару
3. Проведення фінансів (оплата постачальнику). Не обов'язковий пункт
4. Перехід на статус на якому зараховується товар в склад. Наприклад "Отримано", або будь-який інший (налаштовується). Зарахування на склад виконується автоматично або в ручному режимі, натиснувши на 3 крапки біля потрібного товару
5. Переміщення логічно завершеної закупівлі в архів
6. Створення накладної на повернення товару (в тому числі часткове). При потребі

Розділ активних закупівель з можливістю створення:

Внутрішня сторінка закупівлі:

Додатково:

• В закупівлях можливий частковий прихід, тобто додано 5 товарів і тільки 2 з них прийшли, в цьому випадку в ручному режимі виконується прихід цих 2-х товарів
• Один товар в закупівлі можна дублювати необмежену к-сть разів. Наприклад якщо постачальник продає 2 шт. одного товару за однією вартістю, а інші 5 шт. цього ж товару за іншою
• Фінанси в закупівлях проводяться як витрата, в поверненні як дохід

Створення закупівлі через угоду клієнта

Після увімкнення модуля Постачальники в товарах з'являється додаткове системне поле - Постачальник, яке потрібно заповнити в товарі на складі, або заповнити/змінити на сторінці угоди. На основі нього автоматично створюється закупівля на відповідного постачальника.

Щоб створити закупівлю на основі угоди, потрібно натиснути на 3 крапки => Закупівля і створиться нова закупівля, або товар з угоди додасться до вже створеної раніше закупівлі цього постачальника.

Угода клієнта з прив'язкою постачальника до товару:

Як тільки закупівля логічно завершена: товар зарахувався на склад, фінанси проведені, то її можна переміщувати в архів, натиснувши на 3 крапки => Архів.

#4. Повернення товару

Якщо від постачальника надійшов брак або інший товар, то можна зробити повернення по його товару. Повернення можна створити на основі попередньої закупівлі з повним копіюванням товару або створити повернення у відповідному розділі.

При натисненні на кнопку "Повернути" товар списується зі складу.

Додатково:

• Повернення не закріплюється за угодами клієнтів
• Повернення має ідентичні статуси як закупівля
• В закупівлі на статусі автоматичного зарахування товару він додається на склад, а в поверненні на цьому ж статусі він списується

Додаткова інформація

• Архівні закупівлі та повернення редагувати не можна, тільки після їх відновлення з архіву
• Доступно тільки на розширеному тарифі
• Можливості надати доступ для входу на свою сторінку постачальнику в KeepinCRM немає
• До товару можна приєднати тільки одного постачальника
• Постачальник закріплюється за товаром, не за угодою 
• Закупівлі працюють тільки зі складом, створити закупівлю на товар з Прайс-листа неможливо