Об'єднання дублів

Зміст

Можливості

#1. Як це працює

Додаткова інформація

Можливості

Функція дозволяє знаходити дублікати лідів і клієнтів та об'єднувати їх в одну картку контрагента. CRM визначає потенційні дублікати за номером телефону або Email.

Об'єднати дублікати можна 3-ма способами:

• Глобальний пошук дублів
  
  • В окремому розділі налаштувань CRM автоматично знаходить потенційні дублікати серед усіх лідів і клієнтів акаунта. Знайдені картки можна переглянути та об'єднати
• Об’єднання з картки контрагента
  • Якщо для ліда або клієнта знайдено дублікати, у його картці відображається відповідна іконка. Натисніть на неї, щоб переглянути знайдені картки та об'єднати їх
• Об'єднання вибраних контрагентів
  
  • У списку лідів або клієнтів можна самостійно вибрати декілька карток та об'єднати їх в одну. Цей варіант зручний, якщо контрагенти фактично є дублями, але мають різні номери телефонів або Email, тому CRM не може визначити їх автоматично.

#1. Як це працює

Під час об'єднання декількох карток потрібно вибрати, яка з них залишиться основною. А інформація з інших карток буде перенесена до основної.

Логіка об'єднання:

1. Вибір основної картки
   Картка з міткою "Основна" буде збережена після об'єднання. Під час автоматичного пошуку дублів CRM позначає основною картку, яка була створена раніше. За потреби основну картку можна змінити вручну перед об’єднанням.
2. Перенесення пов'язаних даних
   До основної картки переносяться всі пов’язані дані з дублів: завдання, угоди, чати, файли, додаткові контакти та нотатки. Після об’єднання картки-дублі видаляються (можна відновити протягом 30 днів).
3. Логіка об'єднання користувацьких полів:
   • Якщо Картка #1 залишається, а Картка #2 видаляється: в Картці #1 поле "Адреса" порожнє, а в Картці #2 заповнене - адреса буде скопійована до Картки #1.
   • Якщо Картка #1 залишається, а Картка #2 видаляється: якщо поле "Адреса" заповнене в обох картках, то інформація з Картки #1 залишиться без змін. Дані з Картки #2 не переносяться, оскільки поле вже містить інформацію.

Спосіб #1. Глобальний пошук та об'єднання дублів

Щоб запустити глобальний пошук дублів, необхідно перейти в розділ: Налаштування => Автоматизація та натиснути "Розпочати пошук". CRM автоматично перевірить наявні картки та знайде потенційні дублікати по телефону або Email.

У результатах пошуку можна вибрати зручний спосіб роботи з дублями: об'єднати всі знайдені дублікати одночасно за допомогою кнопки "Об’єднати всі", опрацювати кожну групу окремо або вибрати потрібні групи за допомогою чекбоксів і запустити для них масове об'єднання. Перед цим можна переглянути знайдені дублікати та перевірити, які саме картки будуть об'єднані.

За потреби перед запуском об'єднання результати пошуку можна експортувати, щоб зберегти та додатково перевірити інформацію.

Функція попереднього перегляду дозволяє заздалегідь побачити результат об'єднання та перевірити, яка картка залишиться основною і які дані будуть до неї перенесені.

Сам процес об'єднання виконується у фоновому режимі. Його поточний стан відображається у вікні прогресу, тому після запуску не потрібно чекати завершення - можна переходити між сторінками та продовжувати повноцінно працювати в інших розділах KeepinCRM.

Спосіб #2. Об'єднання дублів з картки контрагента

Якщо CRM виявила потенційні дублікати, у картці контрагента відображається відповідна іконка. Натисніть на неї, щоб відкрити вікно зі списком знайдених дублів та переглянути їх перед об'єднанням.

Далі необхідно натиснути на кнопку "Об'єднати дублі", щоб перейти до вибору основної картки контрагента.

Після чого відкриється бокове вікно зі знайденими дублями, де можна переглянути їхні дані та вибрати картку контрагента, яка залишиться основною після об'єднання, а іншу буде видалено.

Спосіб #3. Об'єднання вибраних контрагентів

Якщо контрагенти фактично є дублями, але мають різні номери телефонів або Email, CRM не зможе автоматично визначити їх як дублікати. У такому випадку потрібні картки можна вибрати вручну та примусово об'єднати в одну за допомогою масових дій.

Для цього у списку лідів або клієнтів виберіть за допомогою чекбоксів картки, які потрібно об'єднати, та в меню масових дій натисніть "Об'єднати дублі".

Після цього можна переглянути вибрані картки, визначити, яка з них залишиться основною, та запустити об'єднання. Дані з інших карток будуть перенесені до основної відповідно до стандартної логіки об'єднання дублів.

Функція пошуку та об'єднання дублів допомагає підтримувати базу контрагентів у порядку, уникати дублювання інформації та зберігати всі важливі дані в одній картці. Використовуйте автоматичний пошук для регулярної перевірки бази або об'єднуйте потрібні картки вручну, якщо CRM не може визначити їх як дублікати за номером телефону чи Email.

Додаткова інформація

• Доступно на розширеному тарифі
• Рекомендуємо спочатку виконати об'єднання для декількох контрагентів, щоб ознайомитися з логікою роботи функції та перевірити результат. Після цього можна переходити до масового об'єднання всіх знайдених дублів
• Якщо кількість дублів перевищує 5 000, рекомендуємо виконувати масове об’єднання в неробочий час, щоб уникнути одночасної роботи працівників із картками, які в процесі об’єднання будуть видалені
• Глобальний пошук дублів виконується лише за номером телефону та Email. Для перевірки дублів за іншими даними можна використовувати користувацькі поля, налаштувавши для них контроль унікальності або відображення дублів. Наприклад, для поля "ЄДРПОУ" можна увімкнути перевірку дублів - у такому разі CRM повідомить у картці контрагента, якщо таке значення вже використовується в іншій картці
• Для розділу Налаштування => Автоматизація => Об'єднання дублів передбачено окремий доступ, який визначає, хто з користувачів із ролю "Працівник" може переглядати цей розділ, запускати глобальний пошук та масове об'єднання дублів