Робота з документами

Зміст

Загальна інформація

#1. Налаштування шаблону

#2. Генерація в угоді

#3. Розділ Документи

Додаткова інформація

Загальна інформація

За допомогою функціоналу "Документи", можна в 1 клік генерувати рахунки, накладні, договори та інші варіанти документів відразу в угоді (замовленні). Змінні по товарах, дані клієнта або поля з угоди підставляються в документ автоматично.

Шаблон документа можна налаштувати майже під будь-який вигляд та з будь-якою інформацією. Згенерований шаблон в PDF-форматі можна видрукувати, переглянути або завантажити на ПК. Також можна увімкнути функцію редагування створеного документа, і налаштувати автоматичну нумерацію.

#1. Налаштування шаблону

На основі шаблонів генеруються документи, це дозволяє заощаджувати до 1 години в день на їх підготовку. Після реєстрації в системі вже доступно декілька стандартних шаблонів які можна відредагувати або видалити.

Створити або відредагувати шаблон можна в розділі: Налаштування => Документи => Блок "Шаблони".

Для створення шаблону використовується візуальний редактор та змінні під кожен тип даних для виведення інформації з полів в документі. Також можна завантажити логотип компанії, вивести фото товару, додати просканований підпис керівника, сформувати таблицю з товарами в угоді та багато іншого.

Налаштування документа:

• Назва
• Філії в яких він доступний
• Орієнтація: портрет або альбом
• Змінні:
  • Системні змінні - можна вивести поточну дату генерації документа, курси валют в документі
  • Змінні по угоді - можна вивести інформацію з будь-якого поля угоди. Наприклад:
    • Сума угоди - {{.agreement.total}
    • Сума угоди прописом - {{.agreement.total_stringify}}
    • Всього ПДВ - {{.agreement.vat}}
    • Всього без ПДВ - {{.agreement.total_without_vat}}
    • К-сть позицій - {{.agreement.jobs_count}} (якщо 2 товари по 5 шт., то виведе 2)
    • К-сть товарів - {{.agreement.total_jobs_amount}} (якщо 2 товари по 5 шт., то виведе 10)
    • Дата створення угоди - {{.agreement.created_at}}
    • Номер ТТН - {{.last_delivery.ttn}}
    • Знижка (завжди у цифрах) - {{.agreement.total_discount}}
    • Знижка (у % або цифрах, залежно від типу обраної знижки) - {{.agreement.discount}}
  • Змінні по клієнту - можна вивести інформацію з будь-якого поля клієнта
  • Змінні по підряднику - якщо увімкнено модуль підрядники
  • Змінні по товарах - вивід даних товару в угоді в табличному вигляді (змінні працюють тільки в середині таблиці)
    • Головна змінна яка формує таблицю з товарами (на фото нижче) - Таблиця з товарами (головна змінна). Використовувати тільки її, і далі додавати/видаляти колонки в середині таблиці, яка сформується
    • Зовні таблиці використовувати змінні по товару не можна, вони працювати не будуть
    • Вивід назви теки (категорії) в якій знаходиться товар - {{.job.full_category_path}}
  • Змінні по документах - можна вивести номер документа, та хто його створив

#2. Генерація в угоді

Згенерувати створений шаблон можна на внутрішній сторінці угоди, в блоці - Документи.

Також до кожного документа можна обирати статус, наразі це інформаційна складова для візуального розуміння статусу окремо взятого документа.

#3. Розділ Документи

В розділі документи виводяться всі згенеровані документи по системі. Також на генерацію та перегляд цього розділу є відповідні доступи для працівників.

Додаткова інформація

• Редагувати вже сформований документ не можна, оскільки це формат PDF
• Генерувати документи можна тільки в угодах
• Є знижка по угоді і є знижка по товару, знижка по угоді використовується в будь-якому місці документа, знижка по конкретному товарі - в таблиці з товарами
• Стовпці які не потрібні в таблиці товарів можна видалити, натиснувши в потрібній колонці правою кнопкою мишки - видалити стовпець
  
• Щоб додати стовпець в таблицю, потрібно натиснути правою кнопкою мишки - додати стовпець ліворуч або праворуч, вказати назву колонки в документі та змінну з якої підставити інформацію в таблицю
• Обмежень по к-сті шаблонів документів немає
• Якщо потрібно розділення документів (реквізитів) по декількох ФОП, ТОВ і тому подібне - створюються копії документів та змінюються реквізити отримувача всередині шаблону
• Щоб створити копію документа, обираєте в редакторі Інструменти=> Вихідний код, копіюєте все і по такій же аналогії вставляєте в новий
• Доступно на розширеному тарифі