Кейс PDP-secur: як оптимізувати роботу з 9000 товарів

Що було зроблено і результати впровадження

Служба підтримки KeepinCRM здійснила більшу частину налаштувань та приєднала усі необхідні інтеграції, щоб усі залишки синхронізувалися коректно та безпомилково, оскільки найголовнішим завданням було налагодити роботу з товарами та налаштувати синхронізацію з усіма каналами. В подальшому також надавалися консультації для кращого розуміння роботи функціоналу. Разом зі службою підтримки було реалізовано такі пункти:

• Налаштована інтеграція з сайтом на CMS Opencart. Всі дані по замовленнях, та всі звернення з додаткових форм надходять до KeepinCRM з автоматичним закріпленням товару зі складу та на відповідального менеджера. Також налаштована двостороння синхронізація товарів. Новий товар додається на сайт і автоматично з'являється в KeepinCRM, а актуальні залишки по всіх наявних товарах з KeepinCRM автоматично передаються на сайт. Ці налаштування дозволили зекономити більше 2-х годин роботи менеджера на день.
• Налаштовано XML-файли та YML-генератор для синхронізації залишків. Інформація про кількість товару автоматично надходить у CRM-систему з Opencart. KeepinCRM передає дані про запаси на Prom, що забезпечує безперебійну синхронізацію та актуальність інформації про запаси. Також дані про залишки передаються з Rozetka в KeepinCRM, а на Rozetka із сайту PDP-secur. Завдяки цим інтеграціям робота з продажами та запасами відбувається «в унісон»: замовлення з усіх джерел надходять в систему, відбувається автоматичне бронювання і списання товарів та синхронізація залишків, формуються ТТН. Статуси угод на маркетплейсах пов’язані з CRM-системою, тому кожне замовлення в системі одразу оновлюється і переходить на відповідний етап лійки продажів. Наприклад, якщо на Prom статус замовлення «Прийнято», то в CRM він змінюється на «Обробляється менеджером». 
• Інтеграція з Allo дозволила автоматично отримувати замовлення з маркетплейсу разом з усіма необхідними даними. Виконано синхронізацію статусів угод, що забезпечує їх одночасне оновлення в CRM-системі та на Allo.
• Робота з документами. Служба підтримки допомогла налаштувати шаблони необхідних документів, додати логотип компанії та інші корпоративні елементи. Загалом компанія PDP-secur формує такі документи: окремі договори для ФОП та юридичних осіб, індивідуальні рахунки, товарні накладні, акти виконаних робіт, комерційні пропозиції тощо. Отже, функціонал дозволив скоротити обсяг паперової роботи та автоматично генерувати документи прямо в системі.
• Автоматичне надсилання SMS. Приєднано сервіс TurboSMS та налаштовано тригери, завдяки чому відбувається автоматичне розсилання повідомлень клієнтам. Коли замовлення переходить на етап воронки продажів «Надійшло до Нової пошти», система автоматично надсилає SMS-повідомлення про це та інформує про те, що посилка прибула на відділення.
• Інтеграція з Новою поштою: приєднано 4 кабінети. Налаштовано пов’язані статуси: етап угоди змінюється відповідно до статусу посилки. Також пов’язані поля Нової пошти та Prom, що дозволило системі автоматично формувати ТТН, беручи дані з маркетплейсу.
• Створено централізовану базу управління продажами. Вся інформація про лідів та клієнтів, замовлення, лійка продажів зібрані в одній системі. Налаштування джерел дозволило відстежувати, з яких каналів приходять клієнти та угоди.
• Налагоджено роботу зі складом, який налічує понад 9000 товарів: 
  • Додано декілька складів: власний, склад постачальника та шоурум
  • Весь асортимент розділений за категоріями
  • Додано користувацькі поля для точнішого опису товарів
  • Налаштовано автоматичне бронювання, списання та повернення товарів, що забезпечує ефективне керування запасами та уникнення помилок при роботі з залишками товарів
  • Проведення інвентаризацій в системі
  • Оприбуткування товару через товарні накладні
  • Генерування штрихкодів та етикеток прямо в системі.
• Фінансовий облік та звітність. У системі ведуться як розрахунки з клієнтами, так і внутрішні фінансові операції. Усі фінансові надходження та витрати розділені за категоріями: продаж товарів, надання послуг (монтаж обладнання), заробітна плата, комунальні послуги, оренда, податки, реклама Google Ads, комісії маркетплейсів тощо. Додано декілька гаманців, тобто кошти розділені на різні окремі рахунки. Це дозволило автоматично формувати детальні звіти: грошовий потік, річний баланс та P&L звіт. Інтеграція з Monobank надала можливість відстежувати надходження платежів від клієнтів та автоматично проводити їх в угодах.
• Створення завдань для працівників. При створенні вказуються терміни виконання та налаштовується нагадування для працівника, це допомагає впорядкувати роботу та контролювати своєчасність виконання. Встановлено типи завдань: монтаж на об’єкті, консультація та інші, що пришвидшило процес постановки задач та дозволило зручно орієнтуватися в них. Також налаштовані тригери для автоматичного створення завдань, наприклад: якщо посилка 6 днів перебуває у поштовому відділенні, відповідальний за неї менеджер отримує завдання.
• Приєднано телефонію Binotel. Дзвінки здійснюються прямо в системі: з картки клієнта, угоди, розділу «Дзвінки». Під час дзвінка відображається спливаюче вікно, яке дозволяє переходити в картку клієнта, створювати угоди та завдання під час розмови. У зручному журналі всіх дзвінків відображаються їх статуси, тривалість, та інші характеристики, а також записи розмов, які потім можна прослухати.
• Приєднано Blackbox. Сервіс дозволяє ідентифікувати недобросовісних покупців: при створенні угоди в системі з’являється інформація про клієнта (чи є він в базі Blackbox). Така інтеграція допомагає перевіряти всіх покупців, зменшити кількість повернень та уникнути збитків.

Результати впровадження KeepinCRM:

1. Автоматичне отримання замовлень з трьох маркетплейсів.
2. Підвищення швидкості обробки замовлень та продуктивності роботи завдяки швидкому доступу до інформації в єдиній базі та автоматизації рутинних процесів.
3. Контроль усіх операцій в одній системі: від створення ліда до продажів та формування звітів.
4. Покращена прозорість фінансових операцій, контроль доходів та витрат — в результаті ефективне управління фінансами.
5. Зручне управління товарними запасами на складі, у магазині та шоурумі.
6. Відстеження актуальної інформації та аналітичних даних дозволяє завжди бути в курсі справ та ухвалювати зважені рішення щодо покращення бізнес-процесів.

З впровадженням CRM-системи компанія PDP-secur змогла оптимізувати внутрішні процеси, підвищити продуктивність та спростити обслуговування клієнтів. Наразі компанія має понад 6000 покупців, і їх чисельність постійно зростає.

Команда PDP-secur використовує KeepinCRM вже близько 5 років, періодично освоюючи нові функціональні можливості системи. У майбутньому планується впровадити більше автоматизацій для ще ефективнішого управління бізнес-процесами. Завдяки цьому PDP-secur продовжує розвиватися та досягати нових висот у своєму сегменті ринку, забезпечуючи якісний сервіс для своїх клієнтів.