Як автомобільний холдинг Autogroup із 6 офісами розвиває бізнес завдяки KeepinCRM

Що було зроблено і результати впровадження

Компанія Autogroup вирішила впровадити єдину CRM-систему для всіх своїх філій, щоб отримати цілісне бачення роботи бізнесу в одному місці. Вибір зупинився на KeepinCRM завдяки її гнучким налаштуванням, зручній лійці продажів, а також інтеграціям із сайтами та популярними сервісами. На вибір KeepinCRM також вплинули розширені можливості API, тригерна автоматизація та гнучка система інтеграцій. Налаштування системи зайняло менше ніж два тижні — команда компанії самостійно впоралася з впровадженням, використовуючи нашу документацію та консультації служби підтримки.

Загалом було реалізовано:

• До системи підключено понад 40 користувачів, серед яких менеджери, продавці-консультанти, керівники відділу продажів, директори та інші працівники. Для кожного користувача вказано посаду та налаштовано індивідуальні права доступу. Співробітники розподілені на команди — відділ продажу, відділ продажу б/у авто, сервісний відділ тощо — і бачать лише тих клієнтів та угоди, з якими безпосередньо працюють. Це забезпечує зручність у роботі й контроль доступу до даних.
• Компанія створила повністю кастомізований розділ «Журнал клієнтських заявок», у якому менеджери фіксують усі звернення клієнтів. Цей розділ розміщено в блоці «Контрагенти» та доповнено власними полями, адаптованими під специфіку бізнесу. Менеджери відмічають тип звернення (дзвінок, візит до салону, онлайн-запит), марку та рік виготовлення бажаного автомобіля, тип двигуна, ціну, пробіг та інші важливі характеристики. Такий підхід дозволяє структурувати інформацію та швидко знаходити потрібні дані для подальшої роботи з клієнтом.
• Для зручної сегментації потенційних клієнтів компанія налаштувала теги до лідів: нецільовий, холодний, теплий, гарячий тощо. Це дозволяє менеджерам швидко визначати рівень зацікавленості ліда та ефективно розставляти пріоритети в роботі. Крім того, теги дають змогу легко фільтрувати лідів за відповідною категорією для подальшої комунікації чи аналітики.
• Ведення фінансів у системі. Створено гаманці з різними валютами для відображення актуального балансу на рахунках. Налаштовано фінансові категорії та сегменти — продаж товарів, надання послуг, закупівля, реклама, доставка тощо. Це дозволяє точно відстежувати доходи й витрати, а також автоматично формувати управлінські звіти: грошовий потік, річний баланс, P&L-звіт та іншу звітність.
• Приєднано сторонній сервіс для автоматичного надсилання повідомлень клієнтам. Наприклад, коли угода переходить на етап «Прийом звернення», система автоматично надсилає SMS із подякою за інтерес до бренду. Це підвищує рівень сервісу та створює позитивне враження.
• Налаштовано близько 10 лійок продажів — окремо для різних філій і відділів: кол-центру, відділу продажів, викупу автомобілів тощо. До кожного етапу додано короткий опис, який слугує чітким алгоритмом дій для менеджерів, допомагаючи працювати структуровано та без помилок.
• Створення завдань для працівників та встановлення термінів виконання. Система сама нагадує менеджерам про дзвінки, зустрічі та інші важливі задачі. Крім цього, створюються автоматичні завдання при певних умовах, що дозволяє не пропустити жодної деталі та нічого не забути.
• Налаштовано користувацькі поля в розділах «Угоди», «Клієнти» та інших — для зберігання додаткової та профільної інформації, такої як марка автомобіля, модель, автосалон тощо. Це дозволяє адаптувати систему під специфіку бізнесу та зручно структурувати всі важливі дані.
• Налаштовано джерела надходжень угод і лідів — AutoRIA, сайт, зовнішня реклама, Facebook та інші. Це дає змогу точно відстежувати ефективність кожного каналу, інвестувати в ті, що приносять найкращий результат, і оптимізувати витрати на менш ефективні джерела.
• Підключено чати з Instagram, Facebook, номери Telegram та Viber — усі канали комунікації об’єднані в одному вікні всередині CRM. Менеджери оперативно відповідають на запити клієнтів без переходів між додатками, що суттєво прискорює комунікацію та покращує якість обслуговування.
• Налаштовано Webhook для автоматичної передачі заявок із сайту до KeepinCRM. Усі дані потрапляють у систему миттєво та без ручного введення, що знижує ризик помилок і дозволяє швидше реагувати на запити клієнтів.
• Інтеграція з телефонію Binotel та приєднано понад 15 операторів, що значно спрощує роботу з дзвінками. Менеджери можуть отримувати дзвінки в системі та телефонувати прямо з картки клієнта, угоди, завдання чи Email, а всі розмови автоматично записуються й доступні для прослуховування. Під час вхідного дзвінка система відображає вікно з даними клієнта, та дозволяє одним натисненням перейти в картку клієнта, побачити активні угоди, завдання та нотатки, що дозволяє швидко зорієнтуватися, внести нотатки та одразу працювати з актуальними даними. Крім того, доступна детальна аналітика за дзвінками та налаштована додаткова автоматизація.
• Налаштовано безліч автоматичних дій:
  • створення завдання після видачі автомобіля
  • створення завдання, якщо угоду програно
  • автоматичний перехід угоди в іншу воронку при певних умовах
  • перехід ліда в архів, при певному статусі
  • автоматичне створення угоди, при певних заданих умовах
  • автоматичне сповіщення менеджеру, якщо лід або угода в роботі без задачі більше ніж 30 хвилин
  • створення завдання про дзвінок через 3 дні після видачі авто
  • сповіщення-нагадування про тест-драйв 
  • створення угоди при надходженні заявки з сайту
  • заповнення полів в угодах та ще понад 300 інших тригерів

Результати впровадження KeepinCRM 

Після впровадження KeepinCRM в компанії було оптимізовано внутрішні процеси, покращено командну взаємодію та, як приємний бонус — збільшено обсяги продажів, хоча це й не було первинною метою. Тож підсумуємо ключові результати, яких вдалося досягти завдяки системі:

1. Зростання продажів завдяки системному обліку звернень та автоматизації рутини.
2. Прискорення процесів завдяки централізованій клієнтській базі, швидкому доступу до інформації та тригерам.
3. Покращення комунікації між членами команди та керуючою компанією.
4. Економія часу працівників — завдяки автоматизації, тригерам і єдиному підходу в побудові звітів, це значною мірою прискорило бізнес-процеси і прибрало багато рутини.
5. Взаємозамінність співробітників: кожен працівник бачить усю необхідну інформацію, історію змін та поточний етап роботи. Це дозволяє швидко підхопити завдання без зайвих уточнень і втрати часу на вивчення деталей.
6. Вдалось впорядкувати та стандартизувати роботу в системі. Було створено чіткі регламенти, які дозволили структурувати процес продажів і забезпечити єдиний підхід у роботі всієї команди.
7. Значно скоротився час адаптації нових співробітників — завдяки стандартизованим етапам та автоматизації онбординг став швидшим і зрозумілішим. Окрім того, покращився контроль з боку керівників, які тепер бачать увесь процес у реальному часі.

Компанія використовує KeepinCRM протягом трьох років, час від часу коригуючи налаштування системи відповідно до змін в компанії. У майбутньому Autogroup планує розширити використання чатів та впровадити власні звіти.

KeepinCRM використовується на всіх рівнях — від продавців-консультантів до керівників відділів і директорів. Це забезпечує прозорість процесів, покращує комунікацію між філіями, дозволяє оперативно приймати управлінські рішення та значно підвищує ефективність роботи всієї компанії.