Кейс Геотоп: як провідна українська геодезична компанія використовує KeepinCRM

Що було зроблено і результати впровадження

Команда ГК Геотоп обрала KeepinCRM через її простоту і зрозумілість, та успішно впровадила її самостійно, без залучення інтеграторів. Завдяки підказкам служби підтримки та документації на нашому сайті вдалося інтегрувати систему протягом двох тижнів. Це підтверджує, що впровадження нашої системи не складне та можливе без сторонньої допомоги.

Загалом було здійснено такі налаштування:

• Додано понад 10 користувачів, для яких налаштовано посади, команди і доступи. Отже, працівники розділені на команди і бачать лише ті розділи та дані, які потрібні для їхньої роботи. Налаштування доступів забезпечило захист конфіденційної інформації, доступної тільки для керівників. Наприклад, працівники не можуть бачити фінансові операції та здійснювати імпорт й експорт даних.
• Відстеження всього циклу взаємодії з клієнтами завдяки налаштованій лійці продажів. Використовується вигляд «список» та «дошка». У першому варіанті видно усі колонки та уся деталізована інформація про угоди, у другому — наочна лійка продажів: усі угоди розташовані по етапах, тож зручно переглядати, на якій стадії більше угод та де присутні прогалини, сортувати та фільтрувати угоди.
• Налаштовано статуси клієнтів відповідно до особливостей діяльності.
• Створено валідації для контролю заповнення обов’язкових полів. Отже, дані вносяться коректно та мінімізується ризик виникнення помилок та нестачі важливої інформації.
• Додано користувацькі поля для фіксування додаткової інформації, наприклад у розділ «Завдання» додано рядки: контактна особа, хто писав звіт, хто вимірював, посилання та інші.
• Налагоджено роботу з завданнями. Система дозволяє створювати завдання для працівників з термінами виконання, та надсилає сповіщення з нагадуваннями про дедлайн.
• Створено гаманці й категорії фінансів, тобто усі кошти розподілені за рахунками, а платежі за категоріями. Це забезпечує зручний контроль усіх фінансових операцій та формування детальних аналітичних звітів — грошового потоку (Cash Flow) та річного балансу.
• Приєднано чат-боти Viber і Telegram. Менеджери отримують повідомлення та спілкуються з клієнтами в чатах з CRM-системи та можуть створювати угоду, завдання, картку клієнта у вікні діалогу.
• Інтеграція з телефонією Phonet. Реалізована повноцінна робота з дзвінками:
  • отримання та здійснення дзвінків в одне натиснення з розділу дзвінків, угоди, картки клієнта, завдання, Email
  • запис та прослуховування розмов
  • коли телефонують, відображається вікно дзвінка, яке містить інформацію про клієнта. Це дозволяє одразу переходити в карту клієнта чи наявну угоду, переглядати та нотувати важливу інформацію у процесі розмови
  • відстежується детальна статистика дзвінків за певний період
  • налаштована додаткова автоматизація
• Налаштовано понад 12 тригерів для автоматизації операцій:
  • Створення нового ліда при пропущеному дзвінку
  • Створення завдання при переході на новий етап. Наприклад, працівник отримує автоматичне завдання, коли угода переходить на етап «Польові роботи»
  • Створення завдання, якщо результат угоди «Програно» та інші

Результати роботи в системі:

• Злагоджена робота усієї команди: менеджерів, спеціалістів, геодезистів, геологів, покращений обмін інформацією між усіма підрозділами завдяки спільній базі даних.
• Структурована робота в системі та чітке відстеження руху угод.
• Полегшено контроль виконання робіт: керівники бачать, на якому етапі перебуває та чи інша угода, а також можуть переглядати журнал усіх операцій.
• Заощаджено час працівників та збільшено швидкість і якість обслуговування клієнтів
  • Завдяки швидкому доступу до необхідної інформації менеджер може швидко відповісти клієнту, на якому етапі знаходиться його проєкт
  • Автоматизація дозволила забути про велику частину рутини та скоротити час опрацювання запиту
  • За допомогою інтеграцій з чат-ботами, телефонією та Email забезпечується оперативне реагування на запити та багатоканальна взаємодія з клієнтами.
• Завдяки інформативним віджетам на робочому столі системи та аналітичним даним у розділі «Статистика» зручно відстежувати продуктивність роботи: кількість нових лідів, клієнтів та угод, статистику лійки продажів, структуру доходів, конверсію та багато іншого. Керівники завжди в курсі подій та можуть проводити аналіз ефективності роботи та ухвалювати рішення щодо покращень.

Отже, організація Геотоп успішно впровадила KeepinCRM та організувала роботу з послугами в системі. Час від часу команда продовжує відкривати для себе нові функції та інтегрувати їх в роботу. У майбутньому планується використовувати розділ «Чати» для комунікації всередині команди та листування з клієнтами.