Автоматизація продажів та управління складом: кейс Family Side

Що було зроблено і результати впровадження

Компанія Family Side обрала KeepinCRM Командою KeepinCRM було здійснено імпорт угод з сайту Tilda в KeepinCRM, оскільки компанія вирішила перейти на українську платформу. Усі інші налаштування здійснювала команда Family Side, час від часу звертаючись за консультаціями до нашої служби підтримки. Загалом було реалізовано:

• Ведення закупівель та розрахунків з постачальниками. Компанія створює закупівлі, відстежує заборгованості та оплати постачальникам, кількість повернень, отримує міні-статистику по кожному постачальнику.
• Налаштовано цикл продажів з етапами: в роботі, гравіювання, передзамовлення, створено ТТН і т.д. Це дозволило менеджерам відстежувати рух кожного замовлення лійкою продажів.
• Додано користувацькі поля в інтерфейс розділу Угоди, що дозволило зручно заповнювати додаткову інформацію, наприклад «Спосіб оплати» та «Відділення Нової пошти»
• Налагоджено та автоматизовано роботу зі складом. Додано декілька складів, на яких ведеться облік не тільки товарів, але й розхідних матеріалів. Налаштовано автоматичне бронювання, списання та повернення товарів на заданих етапах. Наприклад, коли замовлення переходить на етап «Гравіювання» або «Створено ТТН» — товари автоматично списуються, при переході на етап «Повернення» товари автоматично повертаються на склад. Також в системі ведеться робота з товарними накладними та накладними переміщення.
• Облік фінансів та звітність. Усі фінансові ресурси розділені на окремі гаманці. Доходи та витрати розподілено на категорії: продаж товарів, закупівлі, оренда, податки, зв’язок, банківська комісія тощо та сегменти для додаткової фільтрації: накладний платіж, оплата на сайті, готівка на точці видачі тощо. Приєднано Monobank і ПриватБанк, що дозволило відстежувати платежі клієнтів та контролювати фінансові транзакції. Крім цього, система надає аналітичні дані, які дозволяють відстежувати дохід за певний період, конверсію продажів, скільки коштів вкладено в товар, скільки ще перебуває на складі і т.д. Це допомагає не лише краще відстежувати рух коштів, а й отримувати детальні звіти в системі: грошовий потік, річний баланс та P&L-звіт.
• Налаштовано джерела надходжень клієнтів та замовлень: рекомендації клієнтів, імпортовані, сайт, Instagram/Facebook, TikTok тощо. Компанія може оцінювати продуктивність різних каналів залучення покупців, що допомагає інвестувати в найбільш ефективні маркетингові стратегії.
• Автоматизовано шаблонні операції за допомогою понад 15 тригерів, наприклад: заповнення полів, зміна етапу лійки продажів, створення завдань, завершення угоди при переході на етап «Отримано» або «Відмова».
• Інтеграція з Shop-Express. Синхронізовано статуси замовлень: коли на сайті змінюється статус замовлення, він автоматично змінюється в CRM і навпаки. Наприклад, якщо на сайті магазину замовлення змінило статус на «Оброблені» — в KeepinCRM змінюється статус на «Створено ТТН». Те саме відбувається на сайті, якщо замовлення в системі змінює статус. Також усі нові замовлення з сайту надходять в систему та містять всю необхідну інформацію. Це дозволяє уникнути ручного перенесення замовлень в систему.
• Інтеграція з Новою поштою. Приєднання кабінету дозволяє швидко створювати ТТН, адже спосіб оплати, дані про клієнта та інша частина інформації заповнюється автоматично. Також інтеграція забезпечує відстеження статусів доставки замовлень не виходячи з системи. Крім цього, статуси доставки та лійки продажів пов’язано, отже етап замовлення змінюється відповідно до статусу доставки. 
• Інтеграція з телефонією Binotel дозволила здійснювати та отримувати дзвінки у При виклику відображається системне вікно дзвінка, яке містить дані клієнта. Відкривши це вікно, під час розмови менеджер може переглядати коментарі стосовно клієнта, завдання та активні угоди. Це дозволяє менеджерам швидко знаходити інформацію, надавати більш персоналізоване обслуговування, без необхідності перемикатися між різними програмами. Крім цього, налаштовані автоматичні дії: наприклад, при вхідному дзвінку створюється нова угода та нове завдання.
• Автоматизація збору відгуків за допомогою інтеграції з SendPulse та створеного тригера. Коли замовлення переходить на етап «Отримано», через 6 днів система автоматично надсилає клієнту Email-лист з запитом на відгук.
• Інтеграція з Checkbox. Ця інтеграція дала змогу генерувати та друкувати фіскальні чеки однією кнопкою просто в системі, одразу з угоди.

Результати впровадження KeepinCRM:

1. Головне завдання вирішено: уся інформація зберігається в одній системі та вся робота комплексно виконується в єдиному вікні.
2. Повний контроль фінансів: усі доходи та витрати відображаються в системі.
3. Оптимізація роботи зі складом: управління запасами, автоматизація руху товарів, відстеження оборотності товару.
4. Інтеграція з сайтом та автоматизація забезпечили точність та актуальність інформації.
5. Швидкий доступ до інформації прискорив обробку запитів клієнтів.
6. Структуризація роботи та автоматизація рутинних процесів оптимізували роботу та заощадили час менеджерів для більш пріоритетних операцій.
7. Керівники тримають руку на пульсі та відстежують продуктивність компанії. Завдяки вбудованій аналітиці та автоматичним звітам керівники отримують повну картину всіх аспектів роботи, можуть вдосконалювати стратегії та процеси на основі достовірної інформації.

Компанія Family Side задоволена роботою в KeepinCRM та час від часу впроваджує нові функції. У майбутньому команда планує працювати з лідами в CRM-системі.