Відмова від російського ПЗ: як дистриб’ютор True Cup перейшов на KeepinCRM та підвищив продажі

Що було зроблено і результати впровадження

Команді True Cup сподобались зручність і простота KeepinCRM, а також підтримка й готовність служби підтримки швидко реагувати на запити та допомагати опановувати систему. Компанія самостійно здійснила імпорт даних (контрагентів, товарів, угод) до CRM за допомогою документації та консультацій служби підтримки. Так само були налаштовані усі інтеграції зі сторонніми сервісами.

Загалом вдалося реалізувати:

• Систематизовану роботу з клієнтами. Проведено сегментацію клієнтської бази за допомогою тегів, що дозволило швидко знаходити потрібних клієнтів або фільтрувати їх за певними ознаками. Також кожному клієнту присвоюється відповідний статус (наприклад, новий, постійний, VIP, не активний і т.д.), що допомагає краще розуміти етапи відносин з клієнтами та персоналізувати підхід до кожного з них.
• Налаштовано інтерфейс системи під власні потреби за допомогою користувацьких полів. Це дозволило заповнювати додаткову інформацію про клієнтів, угоди, товари. Наприклад, у розділ Склад додано поле «Мінімальний розмір замовлення на ГУРТ»
• Налаштовано доступи для менеджерів компанії. Керівник встановив, які дані та функції можуть переглядати або редагувати працівники. Це дозволило оптимізувати робочий простір та приховати непотрібну чи конфіденційну інформацію.
• Налаштовано джерела для відстеження надходження клієнтів 
• Повноцінна робота з фінансами. Компанія веде в системі як розрахунки з клієнтами, так і внутрішні фінансові операції, а також відстежує заборгованості. Налаштовано категорії доходів і витрат: наприклад продаж товарів, оренда, заробітна плата, реклама, програмне забезпечення, благодійність тощо. Усі фінанси розділено на окремі гаманці для відстеження балансу на рахунках. Система автоматично формує звіти: Cash Flow, річний баланс та P&L. Інтеграція з Monobank забезпечила автоматичне проведення фінансів в угодах та контроль фінансових транзакцій у реальному часі. Отже, менеджерам не потрібно контактувати з бухгалтером і дізнаватись про надходження платежу від клієнта, адже в систему надходить банківська виписка про оплату.
• Робота з угодами. Найчастіше компанія використовує вигляд Дошки в угодах, щоб бачити, скільки угод перебуває на тому чи іншому етапі. Налаштовано близько 10 лійок продажів — "Продажі по місту", "Продажі по області", "Самовивіз", "Відправка поштою" тощо. В цілому налагоджено комплексний процес продажів. 
• Робота з постачальниками. Компанія True Cup ефективно організувала роботу з постачальниками: система зберігає контактні дані, історію співпраці та інформацію про закупівлі. Компанія може відстежувати терміни поставок, контролювати виконання замовлень і керувати оборотом товарів.
• Робота зі складом. Система дала змогу зручно вести облік товарів на складі та контролювати залишки. Налаштовано автоматичне бронювання, списання та повернення товарів на певних етапах лійки продажів. Також TrueCup проводить регулярні інвентаризації в KeepinCRM, генерує штрихкоди та друкує етикетки. Загалом керування запасами в системі дозволило зменшити ризики нестачі або надлишку товарів та уникнути затримок надсилання замовлень. 
• Приєднано сайт на базі Prom. Така інтеграція значно заощадила час менеджерів, адже їм не доводиться вручну переносити замовлення в систему. Дані Prom та KeepinCRM синхронізуються, всі замовлення надходять в систему з повною інформацією. Також налаштовано обмін залишками за допомогою YML-генератора: відбувається синхронізація товарів та автоматично оновлюються дані про залишки. Як працівники, так і клієнти бачать актуальну інформацію про товари на сайті.
• Інтеграція зі службами доставки. Приєднано 2 акаунти Нової пошти та УкрПошти, що дозволило легко створювати ТТН та відстежувати статуси відправлень. Система використовує дані з Prom та автоматично додає їх у ТТН. Статуси замовлень змінюються відповідно до статусів відправлень.
• Налаштовано понад 20 шаблонів документів: різні види накладних та рахунків. Не потрібно кожного разу вручну створювати документи з нуля. Вся документація ведеться в системі. Роботу з документами спрощено за допомогою тригерів: наприклад, коли угода переходить на етап «Замовлено», система автоматично генерує накладну.
• За допомогою тригерів автоматизовано значну частину роботи: генерація накладних, створення платежів, переміщення між лійками продажів, завершення угоди та інші. Крім цього, за допомогою інтеграції з сервісом TurboSMS налаштовано автоматичне розсилання повідомлень клієнтам: коли угода переходить на етап «Створено ТТН», клієнту надсилається SMS з повідомленням про те, що товар відправлено та номером ТТН.
• Приєднано декілька акаунтів Checkbox, що дозволило генерувати фіскальні чеки з угоди одним натисненням, без потреби переходити в іншу програму.

Результати впровадження:

1. Автоматизація рутинних процесів, таких як введення даних, створення документів, виставлення рахунків облік замовлень та інтеграції з сайтом дозволили суттєво заощадити час працівників. Це допомогло зосередитись на більш важливих завданнях, наприклад якісному обслуговуванні клієнтів та безпосередньо продажах.
2. Завдяки оптимізації процесів вдалося збільшити продажі, а отже і прибуток компанії
3. Розширення команди. Роботи ставало все більше, тому компанія залучила нових працівників
4. Оскільки всі дані перебувають в одній системі, багато дій автоматизовано і коректно працює синхронізація, це знизило кількість помилок. Наприклад, система допомагає уникати неточностей у замовленнях та в документації й забезпечує актуальність даних у реальному часі. Це мінімізувало випадки неправильної обробки замовлень і втрати клієнтських запитів. 
5. Покращення якості обслуговування клієнтів. Завдяки структурованим даним про клієнтів, історії їхніх замовлень, інтеграції з Prom, TurboSMS, службами доставки та зручним інструментам для обробки запитів, компанія змогла суттєво підвищити рівень обслуговування. Клієнти швидко отримують відповіді на свої запити, а також актуальну інформацію про наявність товарів і статуси замовлень.

У майбутньому команда True Cup планує впровадити в роботу ще більше функцій KeepinCRM, зокрема розділ «Завдання». 

Компанія постійно розвивається та прагне бути надійною та невід’ємною складовою роботи українських бізнесів у сфері HoReCa. Ми, команда KeepinCRM також на постійній основі використовуємо товари True Cup у своєму офісі, тому особисто переконані у якості продукції компанії.