CRM для відділу маркетингу: кейс Marketing Office

Що було зроблено і результати впровадження

Проаналізувавши свої потреби, Marketing Office обрали KeepinCRM. Користуючись документацією KeepinCRM та консультуючись зі службою підтримки, Marketing Office змогли самостійно налаштувати систему під власні бізнес-процеси.

Загалом було реалізовано такі пункти:

• Створено лійку продажів для послуг, яка демонструє всі етапи роботи з проєктом: виявлення потреби, підписання документів, розробка плану, виконання, на паузі і т.д.
• Налаштовано понад 12 статусів лідів та клієнтів: холодний, на паузі, ухвалює рішення, повторна зустріч і т.д. Це дозволяє відстежувати, на якому етапі відносин клієнти та встановлює певну пріоритетність: менеджери розуміють, які клієнти потребують більше уваги, а які близькі до вкладання угоди.
• Додано теги для додаткової сегментації аудиторії.
• Усі послуги додано в прайс-лист та розділено за категоріями.
• Налаштовано користувацькі поля для заповнення додаткової інформації про клієнтів та угоди, наприклад поле «Юридична форма клієнта».
• Генерація документів у системі. Цей функціонал дозволив співробітникам зекономити час на обробку документів та уникнути можливих помилок:
  • Налаштовано шаблони, до яких додано логотип Marketing office та корпоративні елементи
  • Дані клієнтів у документах заповнюються автоматично
  • Рахунки, договори, акти прийняття/передання виконаних робіт та інші документи є стандартизованими та генеруються в декілька натиснень.
• Налаштовано понад 10 джерел, на основі яких автоматично формується статистика, що дозволяє відстежувати, які канали надходження лідів, клієнтів та угод є ефективнішими.
• Створення завдань для співробітників допомогло підвищити продуктивність команди та забезпечити своєчасне виконання проєктів.
• Початок ведення фінансів, налаштовано категорії доходів та витрат: реклама, податки, коворкінг, благодійність і т.д., що надало можливість контролювати всі фінансові операції в одному місці.
• Приєднано monobank та plata by mono. Ці інтеграції дозволили створювати еквайрингові платежі в угодах, отримувати виписки про транзакції, автоматично генерувати призначення платежу та повноцінно працювати з фінансами. Як це працює: менеджер створює в угоді запланований еквайринговий платіж зі статусом «Очікується оплата» та генерує для клієнта посилання на платіж. Система передає інформацію про послугу, тобто клієнт у платежі бачить, за що сплачує. Також відображається призначення платежу «Оплата за маркетингові послуги». Після оплати статус платежу змінюється на «Успішно», через 7 хв виписка надходить у CRM.
• Здійснено інтеграцію з сайтом, формами WIX та Wordpress через Webhook. Завдяки цьому контактні дані та запити клієнтів автоматично надходять з сайту в систему. Коли потенційний клієнт заповнює форму та залишає контактні дані на сайті, в систему автоматично надходить інформація і створюється картка нового ліда та нове завдання для відповідального менеджера. За рахунок цих інтеграцій жодне звернення не втрачається.

Результати роботи в системі: 

1. Пришвидшення обробки лідів завдяки автоматичному збору даних з інших платформ.
2. Автоматизація рутинних операцій, таких як генерація рахунків та інших документів, створення завдань та платежів — заощадили час співробітників для більш важливих завдань.
3. Оптимізація робочих процесів дозволила збільшити продуктивність команди та вдосконалити роботу з клієнтами.
4. Відстеження усіх етапів роботи з клієнтами та проєктами, контроль усіх фінансових операцій.
5. Аналітика та звітність. Система надала можливість відстежувати конверсію лідів та угод, аналізувати фінансові результати за допомогою статистики та автоматичних звітів (грошовий потік та річний баланс), оцінювати продуктивність роботи менеджерів і т.д.

За понад 2 роки використання, KeepinCRM стала невід’ємною частиною роботи Marketing Office. Система забезпечила робочий простір для 8 співробітників компанії та дозволила оптимізувати внутрішні процеси.

Наразі Marketing Office демонструє високий рівень клієнтоорієнтованості та професіоналізму, і ми бажаємо їм успіху та досягнення нових вершин у світі маркетингу.