Як перейти на KeepinCRM з Bitrix24 та перевершити очікування: кейс Комплекс Проект

Що було зроблено і результати впровадження

Вирішальними у виборі на користь KeepinCRM стали можливості вести склад та працювати з фінансами. Перед початком налаштувань служба підтримки KeepinCRM провела детальні консультації по роботі з системою, після чого компанія Комплекс Проект самостійно здійснила імпорт та налаштування системи. Також були додаткові консультації в процесі налаштування, щоб всі налаштування були проведені правильно та в стислі терміни.

Головні пункти, які було реалізовано:

• Вся інформація була перенесена з Bitrix24 до KeepinCRM, без втрати даних.
• Усе зібрано в одній системі: контакти клієнтів, замовлення, склад, доставки, документи, фінансові операції, завдання для працівників. Тобто вся робота зосереджена в CRM-системі, і немає потреби використовувати сторонні сервіси та перемикатися між вкладками.
• Налаштовано індивідуальні доступи для кожного з працівників. Отже, кожен користувач має доступ до відповідальних йому розділів та операцій, з якими працює, і не бачить інформації, яка йому не потрібна або заборонена.
• Постановка завдань для працівників. У кожному завданні вказується термін виконання, а система додатково нагадує в потрібний час про виконання, тому жодне звернення або завдання не втрачається.
• Початок повноцінного ведення складу: прихід та облік товарів, робота з накладними, керування залишками, автоматичне бронювання, списання та повернення товару. Відстежується оборотність товару, яка прогнозує, коли приблизно закінчаться товари зі складу.
• Налаштовано автоматизовану воронку продажів. Кожна угода рухається різними етапами воронки. Коли замовлення переходить на певний етап, товар автоматично бронюється, а після продажу списується зі складу.
• Ведення фінансів. У системі проводяться розрахунки як з клієнтами, так і внутрішні фінансові операції. Відстежуються авансові платежі, проведені платежі, заборгованість, витрати. Налаштовано гаманці та категорії фінансів, що дозволяє контролювати рух коштів, а також виводити інформацію в аналітиці та отримувати детальні звіти: грошовий потік (Cash Flow), річний баланс, загальний дохід. 
• Налаштовано користувацькі поля під специфіку своєї галузі, наприклад додано поля: адреса, додаткові коментарі, узгоджена сума, план оплати та інші. Отже, інформація впорядкована та структурована.
• Створення нотаток. Працівники можуть залишати власні коментарі та створювати нотатки в картках угод і клієнтів. Отже, новий менеджер може ознайомитися з інформацією та бути в курсі справ, якщо попередній працівник звільняється.
• Генерація документів відразу з системи: рахунки, акти виконаних робіт, накладні, договори та інші потрібні документи.
• Інтеграція з платіжною системою Monobank. Дозволяє автоматично отримувати виписки та відстежувати вхідні та вихідні платежі. Працівники самостійно контролюють надходження оплат від клієнтів і бачать, хто оплатив або не оплатив замовлення, та не звертаються до бухгалтера для уточнень по оплатах.
• Інтеграція з маркетплейсом Prom.ua. Усі замовлення з сайту надходять в CRM-систему і відображаються в розділі Угоди. Тобто немає потреби створювати нове замовлення вручну — воно автоматично надходить в систему з усією необхідною інформацією: даними клієнта, адресою, прикріпленим товаром, сумою оплати і т.д. Можна повноцінно працювати з замовленням: списувати товари, передавати та отримувати ТТН, проводити фінанси, створювати завдання тощо.
• Інтеграція з сервісом Checkbox. Після приєднання працівники почали створювати фіскальні чеки після оплати клієнтом в 1 натиснення відразу з замовлення. Все виконується в CRM-системі, не потрібно переходити в сторонні системи або використовувати інші програмні рішення.
• Налаштовано понад 15 автоматизацій: отримання сповіщень на певному етапі закупівлі, зміна статусів, заповнення полів за певних умов тощо. Подібні автоматизації дозволяють структурувати процеси та чітко виконувати послідовність дій по воронці продажів, а також зменшити шаблонні дії працівників, щоб вивільнити час на більш важливі завдання.

Результати:

• Налагоджено і впорядковано робочі процеси.
• Розширення асортименту продукції. Завдяки якісному веденню складу та початку обліку товарів компанія змогла додати нові позиції, які не могла вести раніше.
• Збільшення продажів і прибутку завдяки розширенню асортименту, впорядкуванню інформації та автоматизації рутинних дій. Впровадження KeepinCRM спростило процеси та заощадило час працівників для зосередження на продажах.
• Відстеження фінансової звітності. Система дозволяє відстежувати ефективність компанії на основі статистичних даних за певний період, а також автоматично формує фінансові звіти, такі як грошовий потік та річний баланс. Це дозволяє аналізувати прогрес роботи компанії: прибуток, розподілення витрат/доходів за категоріями, частку доходів на рівні різних категорій доходів і т.д.
• Оптимізація роботи працівників завдяки систематизації інформації, можливості пошуку та автоматизації рутинних операцій.
• Відстеження операцій та контроль роботи працівників завдяки журналу операцій та використанню функціоналу "Завдання".

У майбутньому компанія планує використовувати модуль "Виробництво", вести склад запчастин та калькуляцію при наданні послуг ремонту обладнання.

Сьогодні Комплекс Проект розвивається попри складні обставини в країні, і це заслуговує на повагу. Більше 20 людей працюють у різних офісах компанії, і ми впевнені, що це далеко не межа, й попереду розширення та процвітання бізнесу, та ще більше якісного обладнання та професійного обслуговування для українських закладів.