Як компанія “Запіканка.Сервіс мерчу” збільшила штат у кілька разів за допомогою KeepinCRM

Що було зроблено і результати впровадження

Вирішальну роль у виборі KeepinCRM відіграв широкий функціонал для роботи з клієнтами, замовленнями та складом, а також велика кількість інтеграцій. Перед впровадженням системи наша служба підтримки проводила презентацію та консультувала компанію, а також допомогла здійснити первинні налаштування під ключ. Згодом Запіканка самостійно адаптувала систему під бізнес-процеси та здійснювала додаткові налаштування відповідно до зростання компанії.

Загалом було реалізовано такі пункти:

• Створено єдину систему управління продажами та послугами. Усі ліди, клієнти та замовлення зберігаються та обробляються в системі. Вся історія взаємодій і замовлень зберігається в CRM, що дозволяє аналізувати поведінку клієнтів, частоту повторних покупок тощо. На основі цих даних компанія змогла розробити та впровадити гнучку систему лояльності для клієнтів
• Ведення клієнтів. Уся інформація зберігається у картці клієнта: контактні дані, історія комунікацій, попередні замовлення, нотатки тощо. Додаткова сегментація за допомогою тегів дозволила впорядкувати базу клієнтів, відстежувати аналітику та будувати персоналізовану комунікацію
• Налаштовано декілька воронок продажів: окремо для консультацій, продажів та виробництва. Завдяки впровадженню окремої воронки для виробництва компанія отримала можливість детально відстежувати всі етапи виготовлення продукції. Це дозволило чітко розподілити обов’язки між працівниками відповідно до їх ролей та етапів виготовлення товарів, а також уникнути хаосу при обробці великої кількості замовлень
• Додаткова кастомізація. Компанія налаштувала в системі власні поля для зручної та швидкої роботи: тип одягу, брендування, розмір, тираж та інші параметри. Це дозволило підлаштувати систему під власні бізнес-процеси, зберігати всю критично важливу інформацію в картці угоди без потреби в додаткових уточненнях
• Розмежування рівнів доступів для працівників відповідно до роботи, яку вони виконують. Це дозволило оптимізувати робочий простір та приховати непотрібну чи конфіденційну інформацію
• Створення завдань для команди. Завдання формуються із встановленням термінів виконання та автоматичними нагадуваннями, що дозволяє організувати роботу команди та контролювати дедлайни. Частина завдань створюється автоматично за заданими умовами — наприклад, при переході угоди на певний етап. Це зменшило залежність від людського фактора та забезпечило стабільне виконання завдань у задані терміни
• Ведення складу товарів та сировини в системі. Весь асортимент структуровано за категоріями, додано користувацькі поля для детальніших характеристик. Налаштовано автоматичне бронювання та списання товарів на відповідних етапах воронки продажів. Завдяки управлінню запасами компанія змогла більш точно планувати наявність товарів та забезпечувати вчасне виконання замовлень 
• Робота з постачальниками. В системі зберігаються дані постачальників, історія взаємодій, закупівлі. Це дозволяє зручно відстежувати терміни поставок, контролювати оплати й заборгованості та керувати закупівлями
• Автоматичні розсилання SMS клієнтам за власними шаблонами: подяка за замовлення, прохання оцінити співпрацю тощо. Така функція підвищує лояльність клієнтів та знижує навантаження на менеджерів
• Налаштовано джерела надходжень угод та клієнтів: Instagram, Facebook, дзвінок, сайт, тощо. Це дозволяє відстежувати ефективність каналів залучення та оптимізувати маркетингові витрати
• Керування фінансами в системі. Усі кошти розділені на окремі гаманці, що дозволяє відстежувати баланс на рахунках. Внутрішні операції розділені на категорії: повторні продажі, заробітна плата, оренда, реклама тощо. Система автоматично формує управлінські звіти Cash Flow та річний баланс, а також дозволяє відстежувати розрахунки з клієнтами та заборгованості. Це автоматизує звітність, забезпечує контроль та прозорість фінансових операцій
• Генерація видаткових накладних та рахунків за власними шаблонами прямо в системі. Це дозволило автоматично формувати документи з заповненням даних клієнтів або угод, без ручного введення даних. В результаті скоротився час на підготовку документів та знизилась імовірність помилок у реквізитах та іншій інформації
• Автоматизація за допомогою тригерів. У системі налаштовано понад 50 автоматичних дій: переміщення між воронками продажів, створення завдань, надсилання sms, відправлення електронних листів тощо. Завдяки цьому великий обсяг шаблонних процесів виконується без участі менеджерів, що дозволяє команді зосередитися на роботі з клієнтами та розвитку бізнесу, не витрачаючи часу на рутину
• Приєднано телефонію Binotel, що дозволило об'єднати всі дзвінки в CRM. Менеджери можуть приймати та здійснювати дзвінки безпосередньо з системи, переглядати історію викликів і прослуховувати записи розмов. Під час вхідного виклику відображається вікно дзвінка, менеджер одразу бачить інформацію про клієнта, його замовлення, завдання та нотатки, що дозволяє швидко зорієнтуватися в запиті й оперативно надати відповідь без втрати контексту
• Інтеграція з Новою поштою. Статуси відправлень синхронізовані з етапами воронки продажів, що дозволило відстежувати доставки та отримувати статистику не виходячи з CRM-системи. Інтеграція дозволила легко створювати ТТН, адже більшість даних заповнюються автоматично. Це спростило процес логістики та посилило контроль доставок
• Інтеграція через Webhook забезпечила автоматичну передачу лідів, замовлень і UTM-міток з сайту, форм та рекламних кампаній безпосередньо в CRM. Усі звернення потрапляють у систему разом із джерелом та додатковими параметрами, без ручного введення та втрати запитів
• Інтегровано сервіс SendPulse для масових розсилок. Така інтеграція дозволяє вручну та автоматично надсилати електронні листи, а також відстежувати їх відкриття, переходи та відповіді клієнтів

Результати впровадження KeepinCRM

За рахунок реалізації цих пунктів у компанії збільшилась кількість замовлень та значно розширився штат працівників.

Компанії вдалося підвищити якість обслуговування клієнтів, адже менеджери отримали швидкий доступ до попередніх замовлень та усіх деталей співпраці. Систематизована клієнтська база та повна історія взаємодій допомогли будувати персоналізовану комунікацію з клієнтами.

Обробка замовлень стала значно швидшою завдяки синхронізації даних між відділами, автоматизації ключових процесів та зменшенню кількості ручних операцій. Це знизило ризик помилок і звільнило час менеджерів для роботи з клієнтами та продажів.

Також було оптимізовано складський облік і виробничі процеси. Система дозволила краще контролювати етапи виробництва та якісно планувати ресурси. 

KeepinCRM автоматизувала аналітику та звітність: компанія отримує показники за різні періоди — прибутковість, структуру доходів і витрат, річний баланс тощо. Це дозволило відстежувати ефективність роботи компанії та ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення на основі актуальних даних.

У підсумку, завдяки впровадженню CRM, Запіканка продовжує розвиватися та масштабуватися. Вже понад 5 років KeepinCRM слугує для компанії ефективним робочим інструментом, який допомагає обслуговувати тисячі задоволених клієнтів, кількість яких постійно зростає.