Кожен лід під контролем: як El Casa з понад 10 тис. клієнтів налагодила роботу в KeepinCRM

Що було зроблено і результати впровадження

Перехід з попередньої системи тривав протягом 18 днів. Після тестування KeepinCRM команда El Casa відзначила доступність підтримки, гнучкість у налаштуванні та прозорий інтерфейс. Налаштування здійснювались як самостійно, так і за допомогою наших внутрішніх спеціалістів. Служба підтримки допомогла перенести дані з Pipedrive до KeepinCRM, спільними зусиллями було налаштовано тригери та інтеграції. Команда обговорювала всі етапи переходу на нову систему та проводила навчання працівників, щоб знизити кількість помилок та використовувати систему ефективно.

Було здійснено налаштування, які дозволили зручно працювати понад 20 співробітникам, серед яких адміністратори, менеджери, керуючі студій тощо. Серед ключових налаштувань системи: 

• Здійснено імпорт клієнтської бази з Pipedrive до KeepinCRM без втрати даних
• Службою підтримки також було підключено квіз-форми на понад 8 лендінгів. Вся інформація, яку заповнюють клієнти: контактні дані, відповіді на ключові запитання — усе надходить до KeepinCRM і не потребує ручного перенесення інформації
• Адаптовано систему під потреби студії: додано користувацькі поля та вимкнено непотрібні розділи, що дозволило персоналізувати інтерфейс та зробити його максимально зручним для швидкої та чіткої роботи
• Розділ для роботи з завданнями дозволив покращити тайм-менеджмент, вчасно виконувати задачі та нічого не забути. Додано типи завдань, що дозволило швидко створювати завдання одним натисненням, наприклад: записати, зв’язатись, нагадати про пробне заняття, отримати відгук тощо. Також налаштовані автоматичні дії для створення завдань
• Налаштовано понад 20 тригерів для автоматичного створення завдань та заповнення полів. Наприклад, при переході ліда на статус «записаний на пробне», менеджеру автоматично створюється завдання «нагадати про пробне заняття», тому жоден менеджер не пропустить жодної дії
• Налаштовано джерела лідів: Facebook, Instagram, сайт, квіз, зовнішня реклама, рекомендації тощо. На основі цих даних формується наочна аналітика, що дозволяє відстежувати, які канали просування найбільш продуктивні
• Робота з угодами. Налаштовано лійку продажів, яка дозволяє відстежувати, на якому етапі перебуває лід чи угода: від першого контакту до придбання абонементу та подальшої підтримки. Також наочна лійка продажів дозволяє бачити, на яких етапах угоди просідають, та коригувати стратегії обслуговування клієнтів
• Приєднано телефонію Binotel. Це дозволило налагодити роботу кол-центру та здійснювати дзвінки з вікна системи. При вхідному дзвінку відображається вікно дзвінка з даними клієнта, отже менеджер одразу бачить хто телефонує, а також може переглянути завдання, нотатки та угоди по ньому
• Автоматичний обмін даними: за допомогою онлайн-конектора Apix-Drive приєднано сервіс Facebook Leads, завдяки чому ліди надходять в KeepinCRM
• За допомогою Webhook налаштовано передавання UTM-міток для відстеження ефективності рекламних кампаній
• Інтеграція з Instagram і Facebook дала можливість отримувати чати в системі: вести листування з клієнтами та отримувати коментарі безпосередньо в KeepinCRM
• Використання вбудованої аналітики: система дозволила відстежувати конверсію лідів та продажів, статистику дзвінків, продуктивність менеджерів та багато інших показників.

В цілому вдалося налаштувати механізм роботи менеджерів: від прийому заявки до продажу абонемента та подальшої підтримки, а також:

1. Систематизовано комунікацію з клієнтами: налагоджено роботу Call-центру завдяки інтеграції з телефонією
2. Покращення взаємодії в команді завдяки злагодженій роботі в системі, швидке навчання нових працівників
3. Уникнення дублювання та помилок завдяки чіткій структурі роботи
4. Заощадження часу працівників внаслідок автоматизації
5. Підвищення продуктивності команди
6. Покращення маркетингу завдяки аналітиці та передачі UTM-міток в систему

Завдяки впровадженню KeepinCRM El Casa змогла систематизувати роботу з лідами й клієнтами та автоматизувати ключові процеси. Менеджери отримали зручний інструмент, який бере на себе рутину, мінімізує помилки та дозволяє зосередитися на якісній комунікації з клієнтами. Це дозволило мережі студій швидше масштабуватися, підвищити ефективність команди та зберегти високий рівень сервісу навіть при зростанні кількості клієнтів.