Об’єднати усі процеси в одній системі: досвід компанії Aurora

Що було зроблено і результати впровадження

При виборі CRM-системи компанія звертала увагу на зручність, функціональність і вартість, та обирала серед трьох інших систем. KeepinCRM підійшла за цими параметрами, а також «підкупила» службою підтримки, яка швидко надавала відповіді та пояснювала логіку функціоналу.

Загалом було реалізовано такі пункти:

• Перенесено всю інформацію з Bitrix24 до KeepinCRM, без втрати даних: клієнти, замовлення, товари тощо.
• Налаштовано доступи для працівників. Отже, кожен працівник бачить ті розділи, які необхідні для роботи. Доступ до зайвої чи забороненої інформації вимкнений.
• Налаштовано декілька воронок продажів для різних напрямків діяльності компанії: окремо для послуг, торгівлі та виробництва.
• Додано джерела надходження лідів, клієнтів та замовлень. Це дозволяє краще розуміти, звідки приходять нові клієнти та які маркетингові канали є ефективнішими.
• Налаштовано статуси контрагентів, що показують, які відносини у компанії з певним лідом чи клієнтом, наприклад новий, постійний, у чорному списку тощо.
• Ведення складу: автоматичне бронювання і списання товарів при замовленні, контроль залишків, робота з накладними, проведення інвентаризацій у CRM-системі. Це забезпечує ефективне управління запасами та зменшує ризики неточностей.
• Впроваджено ведення фінансів. Налаштовано окремі гаманці, тобто фінанси розділені за окремими рахунками та картками. Усі доходи та витрати розділені за сегментами, що дозволяє відстежувати рух коштів та розрізняти внутрішні платежі та розрахунки з клієнтами. Приєднано ПриватБанк і Монобанк, завдяки чому видно повну картину та ведеться повний контроль фінансових операцій.
• Генерація документів на основі вбудованих шаблонів, а також створено власний фінансовий P&L звіт.
• Приєднано кабінет Нової пошти та пов’язано статуси, тобто етапи доставки відстежуються в системі, і етап замовлення у воронці продажів змінюється залежно від статусу доставки, наприклад «в дорозі», «прибуло у відділенння» і т.д.
• Інтеграція з Binotel. Приймання та здійснення дзвінків відбувається в системі. Також усі розмови записуються, що дозволяє повторно прослуховувати їх та не пропустити жодної деталі, а також працювати над помилками та вдосконалювати сценарій розмови.
• Інтеграція з Prom.ua. Замовлення з усією інформацією надходять з сайту в систему, автоматично списується товар, створюються ТТН та автоматично відправляються назад до Prom, що значно спрощує управління та актуалізацію замовлень між 2 системами.

Командою KeepinCRM було проведено презентацію, після чого компанія самостійно впровадила систему протягом двох тижнів. У процесі налаштувань службою підтримки надавалися додаткові консультації.

Загалом вдалося автоматизувати багато точок контролю та бізнес-процесів. Завдяки цьому компанія досягла значного покращення в управлінні та обліку продукції, що дало більш чіткий та організований порядок у роботі.

Результати, яких вдалося досягти завдяки KeepinCRM:

• Створено єдину базу управління продажами та послугами забезпечило зручність та оптимізацію роботи працівників. Централізація інформації та усіх операцій в одній системі заощадило час менеджерів та підвищило продуктивність.
• Організація обліку продукції забезпечила чітке уявлення про запаси та рух товарів. Автоматизація процесів бронювання та списання дозволила зменшити кількість помилок і забезпечила точний контроль за запасами. Оборотність товару показує, коли приблизно закінчаться певні товари на складі, на основі цього зручно планувати виробництво нової продукції.
• Оптимізовано роботу з клієнтами. Менеджери швидко знаходять необхідну інформацію та якісно обробляють замовлення. Завдяки інтеграціям з платіжними системами працівники мають реальну картину фінансових надходжень у режимі реального часу. Отже, обробка замовлень не затримується, оскільки немає очікування підтвердження про надходження коштів. Така прозорість і швидкість у фінансових питаннях значно підвищує ефективність роботи.
• Інтеграції з іншими сервісами дозволили зібрати всі операції в одній системі, сприяли автоматизації процесів та уникнення ручного введення даних. Усі замовлення та доставки відстежуються, як і дзвінки за допомогою телефонії Binotel.
• Статистика та звітність. CRM-система дозволяє відстежувати продуктивність компанії на основі детальної аналітики за певний період. Вона автоматично створює фінансові звіти, такі як грошовий потік та річний баланс. Також компанія створила власний P&L звіт. Це дало змогу ретельно аналізувати результати діяльності компанії, включаючи прибутковість, структуру витрат і доходів за категоріями, а також оцінювати частки доходів у різних сегментах. Також відстежується статистика товарів, яка показує, які товари та послуги мають більший попит. На основі цієї інформації приймаються обґрунтовані рішення.

Ці заходи дозволили компанії підвищити свою продуктивність і забезпечити високий рівень обслуговування клієнтів. У майбутньому фабрика декору Aurora планує освоїти та впровадити модуль Виробництво.