Як керувати фінансами в CRM?

Фінанси — невід’ємна частина кожного бізнесу. Саме вони показують реальний стан, показують слабкі місця та дозволяють ухвалювати зважені рішення. Без чіткого розуміння фінансового стану компанії бізнес легко може опинитися в ситуації, коли клієнтів та продажів багато, проте коштів на рахунках не вистачає, і не зрозуміло, чому так відбувається.

Якщо не так давно фінансовий облік вели в таблицях або передавали все бухгалтеру, сьогодні частину цієї роботи закривають CRM-системи.

Керування фінансами: на що слід звертати увагу

Кожен бізнес має бухгалтера, який веде бухгалтерський облік для виконання податкових зобов’язань та формування офіційної звітності. Однак цього недостатньо для ефективного управління фінансами — потрібен ще й управлінський облік, який допомагає контролювати витрати, аналізувати прибутковість та приймати обґрунтовані рішення для розвитку компанії. Чому це важливо?

• Управлінський облік дозволяє детально аналізувати, скільки коштів витрачається на різні процеси, які продукти чи послуги є найбільш прибутковими, а які працюють у збиток. За допомогою такої аналітики можна прогнозувати майбутні доходи та витрати, планувати бюджет компанії
• Якщо компанія стикається з касовими розривами, недостатнім прибутком або зростанням витрат, управлінський облік допоможе швидко виявити причини та знайти шляхи їхнього вирішення
• Правильний облік допомагає уникнути ситуацій, коли керівник не розуміє, чому в компанії немає прибутку, хоча продажі здаються високими
• Важливо розуміти, які клієнти заборгували компанії, коли вони мають оплатити рахунки, а також які боргові зобов’язання має сама компанія перед постачальниками
• Аналіз фінансових показників допомагає зрозуміти, які процеси в компанії потребують оптимізації, які підрозділи працюють ефективно, а які створюють зайві витрати

Існують ключові фінансові аспекти, які потребують відстеження та контролю:

1. Надходження, оплати від клієнтів. Потрібно відстежувати у реальному часі, скільки виставлено рахунків клієнтам, які з них оплачені, де внесено аванс, які клієнти мають заборгованість. Це дозволяє вчасно реагувати на затримки платежів та уникати касових розривів.
2. Відстеження маржі, прибутку та інших KPI. Важливо відстежувати основні показники ефективності та бачити, де бізнес заробляє, а де працює у збиток.

• • Маржа — показник, який показує, який прибуток компанія отримує з кожної проданої одиниці. Це різниця між ціною та собівартістю товару.
  • Дохід — усі фінансові надходження від продажу продукції чи надання послуг
  • Прибуток — показник, який демонструє фінансовий результат компанії. Розраховується як різниця доходу та витрат. Існує декілька видів прибутку, детальніше ми розповідали у цій статті
  • Чистий прибуток — показник, який відображає кінцевий прибуток після вирахування усіх витрат

Знання цих показників допомагає оптимізувати витрати та підвищувати прибутковість бізнесу.

Крім цього, важливою для повноцінної роботи з фінансами є інтеграція з банками. Вона дозволяє контролювати надходження від клієнтів та не турбувати бухгалтерію після кожного замовлення. CRM-системи надають інтеграції з банками, що дозволяє автоматично підтягувати платежі, звіряти виписки та закривати рахунки по оплаті. Це заощаджує час та забезпечує прозорість фінансових надходжень.

Керування фінансами в KeepinCRM

В KeepinCRM зручний функціонал для роботи з фінансами. Система дозволяє вести розрахунки з клієнтами та постачальниками, керувати доходами та витратами, проводити платежі автоматизувати звітність та багато іншого.

Проведення фінансів можливе в декількох розділах:

#1. В замовленнях (угодах) можна проводити розрахунки з клієнтами. В угоді відображається, яка сума очікується від клієнта, скільки сплачено, фінальний дохід. За бажанням також можна проводити витрати по угоді.

#2. У розділі Постачальники. CRM дає змогу фіксувати всі витрати на закупівлю товарів, сировини чи послуг у постачальників, а також вести розрахунки з ними, відстежувати, скільки сплачено, скільки ще потрібно сплатити, робити повернення коштів.

#3. У розділі Фінанси. Даний розділ відображає повну картину фінансових операцій компанії: скільки коштів на гаманцях, перелік усіх доходів та витрат. Тут можливо створювати платежі, не пов’язані з замовленнями, а внутрішні операції компанії: наприклад, оплата оренди, комунальних послуг, покупки канцелярії в офіс, витрати на рекламу тощо. 

Для того, щоб зручно працювати з доходами та витратами, необхідно розділити їх на окремі гаманці, категорії, та при бажанні на сегменти. Гаманці — це ваші рахунки, на яких відображається поточна сума коштів. Категорії слугують для того, щоб класифікувати доходи та витрати. Це дозволяє не лише зручно працювати, але й формувати деталізовані звіти та аналізувати діяльність компанії.

Ще одним важливим пунктом є комісії. В системі є можливість налаштувати тригери, які дозволяють автоматично проводити комісії маркетплейсів. Також ви можете провести комісію одразу окремою витратою у розділі Фінанси.

Інтеграції з платіжними системами ПриватБанк та monobank дозволяють проводити фінанси, отримувати виписки, та зайвий раз не турбувати бухгалтера для підтвердження надходження платежу. Крім цього, інтеграція з plata by mono дозволяє проводити еквайрингові платежі.

Коли ви вже зрозуміли, як працює управління фінансами в CRM-системі, та впорядкували фінансовий облік, можна переходити до звітності. Система автоматично відображає грошовий потік, річний баланс та P&L звіт (звіт про прибутки та збитки) за певний період. Ви можете обрати фільтр за окремою філією чи працівником. Отже, CRM-система бере розрахунки та формування звітів на себе.

Підсумки

Без грамотного керування фінансами неможливо ефективно керувати бізнесом. Важливість управлінського обліку важко переоцінити. CRM-системи дозволяють спростити та автоматизувати цей процес, а саме:

• контролювати платежі та вести розрахунки з клієнтами
• бачити реальну фінансову картину, відстежувати показники ефективності
• автоматизувати фінансову звітність
• ухвалювати стратегічні рішення на основі отриманих даних, знижувати витрати та підвищувати прибуток

Крім цього, CRM-система дозволяє зібрати усі дані в одній системі та забути про журнали, записники та стоси паперів. Вся необхідна інформація в єдиному вікні: рахунки, платежі, доходи та витрати компанії. Наочна аналітика дозволяє легко аналізувати ефективність компанії та вчасно реагувати на різні виклики. KeepinCRM надає весь необхідний функціонал для повноцінного управління фінансами. Скористайтеся 14-денним безкоштовним пробним періодом та переконайтеся самі!