Автобізнес без хаосу: кейс впровадження KeepinCRM у мережі 4КОЛЕСА

Що було зроблено і результати впровадження

Впровадження та налаштування KeepinCRM виконував інтегратор Олександр Лінник із команди YouKeep. Проєкт включав аналіз процесів, налаштування CRM, структуру угод, а також навчання співробітників. Активна фаза впровадження тривала близько двох місяців.

Загалом було реалізовано:

• Приєднано IP-телефонію Phonet для зручного керування дзвінками та автоматизації обробки дзвінків. Інтеграція Phonet перетворила кожен дзвінок на персоналізовану консультацію. Система ідентифікує клієнта ще до того, як менеджер підніме слухавку, миттєво відкриваючи картку з історією переглядів авто чи попередніх сервісних звернень. Це дозволяє спілкуватися по суті, не витрачаючи час на уточнювальні запитання
• Управління угодами. Усі угоди надходять в систему з усіма необхідними даними та потрапляють у відповідну лійку продажів. Вона структурована чіткими етапами: від першого контакту з клієнтом та підбору авто, до оплати та завершення угоди. Це забезпечує менеджерам єдиний алгоритм роботи з клієнтами. У картці угоди відображається інформація про клієнта, пов’язані завдання, нотатки, статус оплати (яку суму сплачено, яка очікується), історія дзвінків, а також вся історія змін, що дозволяє швидко зорієнтуватись та обробити замовлення
• Завдання для команди. Завдяки функціоналу для роботи з завданнями вдалося організувати роботу менеджерів. До кожного завдання встановлюються дедлайни та налаштовуються автоматичні сповіщення. Отже CRM самостійно нагадує працівникам про дзвінки, зустрічі і т.д., а керівник може контролювати своєчасність виконання
• Налаштовано 45 тригерів, серед них: створення лідів при дзвінку, авторозподіл контрагентів, сповіщення менеджера при зміні статусу клієнта, автоматична зміна статусу клієнта на основі відповідального. Такі автоматичні дії зняли частину навантаження з менеджерів та прискорили обробку запитів
• Ведення фінансів. Ми автоматизували фінансовий моніторинг: пряма синхронізація з банкінгом дозволяє миттєво звіряти надходження коштів та автоматично змінювати статуси угод. Керівництво отримує прозорі управлінські звіти про рентабельність кожного автосалону в один клік. Також фіксуються доходи та витрати, на основі чого система автоматично формує управлінські звіти. Це спростило ведення фінансового обліку, зробило звітність автоматизованою та прозорою
• Ведення складу в системі. Ми реалізували наскрізний облік активів. Кожна одиниця техніки та запчастина на складах у Києві, Львові чи Харкові відображається в реальному часі. Це виключає ситуації, коли менеджер пропонує клієнту авто, яке вже заброньоване в іншому місті. Налаштовано автоматичне списання товарів на певних етапах, що скоротило кількість ручних операцій. Крім цього, інвентаризація виконується безпосередньо в системі, що спрощує перевірку залишків і допомагає підтримувати порядок у складському обліку
• Приєднано сервіс Checkbox. Така інтеграція дала можливість генерувати та друкувати фіскальні чеки одним натисненням прямо з системи, без потреби заходити в інший сервіс
• Ми об’єднали digital-активність у єдиний потік. Тепер ліди з TikTok, Instagram та сайту не «зависають» у приватних повідомленнях, а миттєво конвертуються в картки угод, де за ними закріплюється відповідальний менеджер
• Налаштовано користувацькі поля відповідно до специфіки роботи компанії. Це дало можливість заповнювати додаткові дані й характеристики та чітко структурувати інформацію
• Автоматизація сервісних послуг. Компанія активно використовує модуль Записи для планування візитів клієнтів на техобслуговування. Усі записи ведуться у режимі реального часу відповідно до графіків роботи СТО. Модуль «Записи» дозволив нам оптимізувати таймінг сервісних зон. Ми чітко бачимо завантаження кожного підйомника та майстра, що дозволяє клієнтам уникати черг, а нам — максимально ефективно використовувати ресурси СТО
• Приєднано сервіс SMS-розсилок для надсилання повідомлень клієнтам. Це дозволило автоматично інформувати клієнтів без ручного втручання
• Відстеження аналітики. Система надає аналітику по дзвінках та їх опрацюванню, статистику лідів, конверсію угод тощо. Також компанією відстежується аналітика по складу: оборотність товару, кількість та сума залишків на складі тощо. Завдяки системі керівництво відстежує статистику в реальному часі та приймає обґрунтовані стратегічні рішення

Результати впровадження KeepinCRM:

1. Ми масштабували бізнес без розширення штату: автоматизація рутинних процесів дозволила кожному менеджеру обробляти на 30% більше запитів, зберігаючи при цьому високу якість сервісу.
2. Система дозволила надавати персоналізоване обслуговування завдяки історії взаємодій та підвищити якість обслуговування клієнтів.
3. Завдяки веденню складу в системі бізнес отримав контроль над запасами, зменшив ризик нестач або надлишків і має змогу більш точно планувати закупівлі та ресурси.
4. За допомогою завдань та сповіщень вдалося чітко побудувати роботу працівників та підвищити їх продуктивність.
5. Автоматизація ключових процесів зменшила вплив людського фактора та знизила ризик помилок.
6. Кожна дія фіксується в системі, що дозволило контролювати всі процеси в режимі реального часу, бачити аналітичні дані, та на їх основі приймати зважені управлінські рішення.

Впровадження KeepinCRM допомогло мережі 4КОЛЕСА перейти від розрізнених процесів до єдиної контрольованої системи, та централізовано керувати бізнесом у кількох містах. Компанія працює з KeepinCRM вже понад 4 роки та планує й надалі розширювати використання функцій системи у міру зростання бізнесу.