Автоматизація в CRM: як благодійному фонду оптимізувати процеси і покращити сервіс
На сьогодні усі компанії потребують систематизованого підходу, і благодійні організації — не виняток. У теперішніх реаліях некомерційні установи працюють у посиленому режимі — тому зараз як ніколи важливо оптимізувати процеси, автоматизувати задачі та забезпечити прозорість. У цій статті розберемо, як CRM-система може в цьому допомогти.
Для чого некомерційним організаціям CRM-система?
CRM-система — незамінний інструмент для автоматизації благодійного фонду. Вона дозволяє об’єднати комунікацію з меценатами, волонтерами, підрядниками та іншими в одній системі. Крім цього, її функціонал дозволяє налаштувати автоматичні сценарії, які можуть виконуватися без участі менеджерів. Загалом можна виділити такі переваги:
- Єдина база для всіх контактів та звернень. Система дозволяє об’єднати усі контакти та звернення в одному середовищі. Це усуває хаос із таблиць, месенджерів та особистих записів менеджерів
- Прискорення внутрішніх процесів. Автоматизація задач, контроль дедлайнів, розподіл звернень, генерація документів та автоматична звітність — усе це знімає частину навантаження менеджерів та пришвидшує виконання поставлених завдань та взаємодію з контрагентами
- Прозорість та контроль процесів. Кожна дія відображається в системі, і керівник в режимі реального часу може відстежувати кількість активних зборів, листування з меценатами, обсяг зібраних коштів, джерела внесків тощо
- Автоматична звітність та аналітика. Для благодійних фондів особливо важлива прозорість та звітування. CRM-система автоматично формує звіти та відображає детальну статистику, чим бере на себе усі розрахунки та значно спрощує фінансову звітність
- Масштабування. Благодійна організація може зростати та запускати нові напрямки. CRM-система забезпечує зручне підключення нових співробітників, створення воронок для нових цілей тощо
Усі перераховані етапи забезпечують підвищення довіри, що критично важливо для благодійних організацій.
Функціонал CRM для благодійних фондів
База контактів
У KeepinCRM є розділ контрагентів — ліди, клієнти, підрядники. Ви також можете створити користувацький розділ та назвати його по-своєму, наприклад «Меценати» чи «Волонтери».
У кожного контрагента буде своя картка, яка містить:
- Контактні дані: ПІБ, номер телефону, електронну адресу тощо
- Назву компанії
- Статус взаємодії: новий, постійний, тощо
- Джерело надходження: рекомендації партнерів, власні контакти, форма на сайті, Instagram тощо
- Всю історію комунікацій: чати, дзвінки, електронні листування
- Коментарі, нотатки
- Прикріплені файли
- Активні завдання, угоди та платежі.
Ви також зможете додавати власні поля для заповнення додаткової інформації: напрямок роботи та інші специфічні характеристики. Також в системі є можливість сегментувати контакти за допомогою тегів. Це дозволяє групувати їх за певними параметрами, наприклад регулярні донори, амбасадори тощо.
Отже, вся інформація впорядкована та деталізована, що дозволяє швидко знаходити необхідні дані та вести персоналізовану комунікацію.
Інструменти документообігу
Система дозволяє створювати власні шаблони документів, тож ви зможете генерувати договори, подяки, звіти, акти та інші документи одним натисненням просто з системи. Система автоматизує роботу з документами, адже сама підставляє дані з картки контрагента та може надсилати документи на Email. Це значно скорочує час на підготовку документів та знижує людський фактор.
Інтеграція зі сторонніми сервісами
CRM-система забезпечує єдиний простір для всіх процесів та багатоканальну комунікацію в єдиному вікні. Ви можете приєднати до системи:
- Ваш сайт, форми на сайті
- Соціальні мережі — Instagram, Facebook
- Месенджери — Viber, Telegram, WhatsApp
- IP-телефонію
- та загалом понад 40 інтеграцій з різноманітними сервісами: платіжними системами, платформами розсилок, логістичними сервісами і т.д.
Завдяки цьому всі дані з різних каналів надходять у єдине вікно CRM, де вони автоматично обробляються: створюються завдання, чати, фіксуються платежі, оновлюються статуси, зберігаються документи і відслідковується вся історія взаємодій. В результаті організація отримує повністю централізовану систему управління, де синхронно працюють усі процеси — від збору заявок до фінансової звітності.
Керування внесками
Розділ Фінанси в CRM дозволяє централізовано керувати всіма фінансовими надходженнями фонду та контролювати рух коштів у межах різних проєктів і зборів. Загалом система дозволяє:
- Фіксувати всі внески та платежі, фактичні та заплановані
- Розділяти платежі на категорії та сегменти
- Відстежувати баланс на рахунках (гаманцях)
- Вести внутрішні витрати організації
На основі цих даних система автоматично формує звіти, що спрощує внутрішню фінансову аналітику та дозволяє легко формувати звітність для донорів та публічного простору.
Координація роботи команди
У CRM-системі можливо організувати роботу всіх учасників та координувати виконання завдань у межах різних проєктів, зборів і запитів на допомогу. Функціонал для роботи з завданнями дозволяє:
- Створювати завдання для команди
- Вказувати дедлайн та налаштовувати нагадування
- Створювати чекліст в картці завдання
- Залишати коментарі та нотатки
- Відстежувати статус виконання завдань
- Призначати відповідальних осіб
- Відстежувати статистику продуктивності команди
- Налаштовувати тригери для автоматичного створення завдань за певних умов
- Прикріплювати файли тощо
Такі функції допомагають вчасно виконувати роботу, ефективно розподіляти навантаження між працівниками та покращити командну взаємодію.
Автоматизація процесів
CRM-система дозволяє автоматизувати шаблонні операції та налаштувати сценарії, які виконуються без участі співробітників. За допомогою тригерів можна налаштувати автоматичні дії, зокрема:
- Автоматичне створення завдань при певних умовах: пропущеному дзвінку, переході угоди чи контрагента на новий етап, якщо платіж має помітку заплановано тощо
- Автоматичну сегментацію контрагентів
- Надсилання SMS або електронних листів при заданих умовах: при створенні угоди, на певному етапі лійки тощо
- Автоматичну генерацію документів при певних умовах
- Крім цього, можна налаштувати сповіщення, переміщення між лійками, заповнення та копіювання полів та багато інших автоматичних дій
У результаті CRM бере на себе значну частину операційної роботи, що дає змогу команді зосередитися на стратегічних завданнях, розвитку проєктів та роботі з донорами. Автоматизація процесів благодійної організації забезпечує системність роботи, знижує ризик пропущених дій та значно підвищує ефективність управління діяльністю.
Поетапність роботи
Інструмент лійки продажів дозволяє структурувати роботу фонду за чіткими етапами та вибудувати зрозумілий процес взаємодії з донорами, партнерами або волонтерами. Хоча термін «лійка продажів» частіше використовують у бізнесі, для благодійної організації це спосіб систематизувати роботу та контролювати проходження кожного контакту через різні стадії співпраці. Завдяки цьому команда фонду може бачити, на якому етапі знаходиться кожен спонсор, які дії вже виконані та в якому напрямку рухатись далі.
Приклад лійки для благодійної організації:
Висновок
Для благодійної організації ефективність роботи залежить не лише від кількості залучених ресурсів, а й від того, наскільки системно вибудувані внутрішні процеси. CRM-система дозволяє об’єднати всі операції в єдиному середовищі: вести базу контактів, координувати роботу команди, контролювати фінанси, автоматизувати документообіг та комунікацію. Завдяки приєднаним інтеграціям та автоматичним діям зменшується навантаження на співробітників та мінімізується ризик помилок.
CRM також допомагає підвищити прозорість діяльності фонду. Системний облік внесків, зручна аналітика та швидке формування звітності сприяють зміцненню довіри донорів і партнерів — а це один із ключових факторів діяльності та розвитку благодійної організації.
 |
Вероніка Козичко |
Новий коментар