Все про міграцію даних між CRM-системами

Час від часу команда PROCRM отримує клієнтів, які:

• або хочуть змінити CRM-систему, бо вона вже застаріла чи не вирішує поточних бізнес-задач компанії
• або стали жертвами недосвідченого інтегратора, який порадив не відповідну CRM-систему
• або спробували самі впровадити CRM, і в них нічого не вийшло

Не залежно від причин при переході з однієї CRM до іншої, будь-який клієнт стикається з типовим питаннями, відповіді на які ми зібрали для вас у цій статті.

Коли та що варто переносити?

Тут все залежить від конкретного виду даних.

Ліди

Коли переносити?

Завжди, у випадку, якщо вам потрібні поточні ліди в новій системі.

Що саме варто переносити?

• Активні ліди — які знаходяться в обробці та упали нещодавно — варто переносити у більшості випадків
• Архівні та конвертовані ліди — варто переносити лише вибірково, тому що не завжди це доцільно і рентабельно

Для прикладу — якщо у компанії є 100 000 архівних лідів — їх не варто переносити лише заради факту перенесення.

Особливості, які варто врахувати:

Якщо якусь частину лідів переносити нерентабельно або недоцільно — їх можна конвертувати в таблицю і зберігати як архів по запиту.

Контакти та компанії

Коли варто переносити?

Практично завжди, якщо ви хочете зберегти свою контактну базу.

Що саме варто переносити?

• Ключову інформацію: Ім’я, Прізвище, телефон, пошту, Назву компанії, посаду, Тип, адресу, реквізити — варто переносити завжди
• Користувальницьку інформацію — додаткові поля, які були створені адміністратором — варто переносити лише вибірково і лише ту, яка дійсно буде корисною у новій CRM

Особливості, які варто врахувати:

Перед перенесенням контактів — в обов’язковому порядку потрібно провести:

• ревізію бази даних
• коригування контактної інформації
• об’єднання дублікатів
• і завантажувати в нову базу лише якісні дані.

Забезпечення чистоти бази даних — ключова операція, яка повинна передувати міграції. Саме тому для запобігання даної проблеми — варто створити у компанії політику ведення клієнтської бази. Інвестиції в розробку такої політики завжди окупаються, бо вона закладає базові стандарти ефективного ведення бази даних у компанії.

Угоди

Коли варто переносити?

У випадку, якщо перенесені угоди нестимуть цінність у новій CRM та допоможуть в аналізі. Ухвалюючи рішення про перенесення угод, треба добре подумати — чи дійсно варто переносити архівні угоди просто заради факту перенесення.

Що саме варто переносити?

Як правило, класичний сценарій наступний:

• активні угоди — переносяться у повному обсязі
• архівні — лише при необхідності та лише ті, які переносити доцільно

Особливості, які варто врахувати:

У більшості випадків — перенесення бази "як є" — може нанести більше шкоди ніж користі. Саме тому, перед перенесенням потрібно обов’язково провести передпроєктний аналіз, який включає:

• опис процесів "як має бути" у новій системі
• розробку архітектури майбутньої CRM
• які дають розуміння: що можна залишити, а що варто змінити

Після цього, відповідно до результату — ви чітко будете знати як найкраще підготувати поточну базу угод для подальшої міграції.

Активності

Активності — вбудовані у CRM інструменти внутрішньої та зовнішньої комунікації: задачі, дзвінки, листи, чати і т.д.

Коли варто переносити?

У більшості випадків — активності краще залишити в старій CRM з наступних причин:

• При зміні CRM — їх архітектура та функціонал має суттєві відмінності
• При перенесенні — дуже тяжко зберегти архітектуру прив’язки активностей до інших сутностей CRM: лідів, контактів, компанії, угод і т.д.
• Витрати на такого роду операції можуть обійтися дорого і не мати потрібного ефекту

Саме тому перенесення активностей — це більше виняток з правила ніж правило.

Що саме варто переносити?

Лише ті активності, які допоможуть вам у роботі з новою CRM.

Основні труднощі та способи їх подолання

Щоб перенесення для вас не стало сюрпризом, команда PROCRM підготувала зведену таблицю, яка допоможе їх запобігти.

Опис проблеми	Наслідки	Варіант вирішення
Неякісна база	Неправдиві дані та неякісна база у новій системі	+ провести ревізію бази даних + виправити дані перед імпортом
Перенесення заради перенесення	Додаткові витрати на перенесення активностей або інших сутностей, які призведуть до додаткових витрат, які не принесуть належної користі	+ провести передпроєктний аналіз + чітко визначитися з видами та кількістю даних для перенесення
Перенесення без модернізації	Перенесення даних у нову CRM без попередньої модернізації — не призведе до покращення і залишить компанію на поточному рівні розвитку, а не розв’язані проблеми — лише ускладнять подальшу роботу в новій системі	+ провести передпроєктний аналіз + внести відповідні корективи в архітектуру майбутньої CRM + чітко визначитися з видами та кількістю даних для перенесення
Самостійна міграція	Відсутність досвіду може призвести до непередбачуваних наслідків, які можуть зашкодити роботі користувачів у новій CRM або зіпсувати чистоту майбутньої бази даних	+ провести передпроєктний аналіз + внести відповідні корективи в архітектуру майбутньої CRM + чітко визначитися з видами та кількістю даних для перенесення

Яка вартість?

Щоб дати відповідь на це питання, потрібно спочатку

• Проговорити об’єм даних для перенесення — перенесення 100 контактів і 100 000 контактів — це не одне і те ж саме
• Визначити стан поточної бази та доцільність перенесення тих чи інших даних: інколи поточна база даних може перебувати у такому стані, що, якщо перенести все як є, без належної формалізації даних — забезпечити якісну роботу та статистику буде практично неможливо.

Тільки після цих кроків можна коректно розрахувати вартість. Саме тому завжди варто почати з передпроєктного аналізу і вивчення поточної бази, і тільки потім — визначити обсяг робіт. Лише при такому підході можна:

• отримати більш точний розрахунок
• уберегтися від непередбачуваних "сюрпризів", коли озвучена на старті вартість може виявитися набагато меншою за реальну 

Висновки

Міграція даних між CRM-системами — це складний процес, який вимагає уваги ретельного планування, передпроєктного аналізу та підготовки, щоб перенесення було успішним. Лише системний підхід спеціаліста гарантує ефективну роботу в новій системі без зайвих витрат та ускладнень.