Кейс Daisy: як об'єднати всі джерела замовлень в 1 систему та контролювати виробництво

Що було зроблено і результати впровадження

Після обговорення процесу роботи всередині компанії Daisy Sign і головних завдань, які повинна вирішувати CRM-система ми описали технічне завдання і додатково погодили з клієнтом, щоб було чітке розуміння як все буде працювати.

Головні пункти, які ми виконали:

• Імпортували всі наявні дані по клієнтах, замовленнях, товарах в KeepinCRM.
• Налаштували воронку продажів з матрицею переходів і до кожного етапу додали час знаходження замовлення в ньому.
• Інтегрували сайт: всі замовлення і дані зі зворотних форм автоматично приходять в KeepinCRM. Створюється картка клієнта, і замовлення з прив'язкою товару зі складу, який замовили. Дані з форм зворотного зв'язку приходять у вигляді завдань і кріпляться до відповідального менеджера.
• Компанія тільки підписувала договір з Rozetka, тому ми взяли на себе всю технічну сторону: правильне заповнення характеристик товару для відображення в фільтрах, вибір категорій, налаштування фото і всього XML-файлу для імпорту в кабінет продавця на Rozetka, а також погоджували й коригували всі рекомендації служби підтримки Rozetka. Як тільки все було підтверджено ми налаштували отримання замовлень і автоматичну зміну статусів на основі доставки та відправлення ТТН в кабінет Rozetka.
• Налаштували магазин на Prom, під'єднали приймання замовлень і автоматичну зміну статусу замовлення на основі статусу відправлення. Якщо посилка була отримана, то на Prom автоматично змінюється статус на Завершено. Налаштували генерацію файлу з товарами на стороні KeepinCRM з автоматичною синхронізацією Prom, а також автоприйняття нових замовлень.
• Налаштували склад, ведення залишків з автоматичними списаннями та поверненнями.
• Кожному партнеру було надано свій кабінет з можливістю створення замовлень і відстеження їх виконання. А також функція вивантаження товарного фіду для кожного партнера.
• Приєднано кілька акаунтів Нова Пошта та УкрПошта, налаштована автоматична зміна етапу замовлення в залежності від статусу посилки. Практично 90% даних заповнюється автоматично при генерації ТТН.
• При отриманні, відправленні та прибутті посилки в відділення автоматично відправляється SMS-інформування.
• Також були налаштовані шаблони документів, ведення фінансів та інші пункти згідно з технічним завданням.

Налаштування системи та сторонніх сервісів зайняло близько 3-х тижнів, після чого ми приступили до навчання співробітників: як використовувати систему відповідно до бізнес-процесу, як правильно вести клієнтів і на що звертати увагу.

Після кількох тижнів роботи вдалося отримати такі результати:

1. Систематизували роботу всіх відділів компанії: кол-центр, співробітників складу, бухгалтерії та кур'єрів. Час комунікації на замовлення зменшився на 67%, більше не потрібно кілька разів питати дані про замовлення.
2. Автоматизувавши роботу, менеджери стали обробляти замовлення на 30% швидше і якісніше.
3. % відмов зменшений на 42%, бо менеджери вчасно реагують на замовлення і якщо замовлення довго перебували у відділенні відправляється SMS, з подальшим дзвінком.
4. Керівник виробництва розуміє реальну картину залишків і може краще планувати виготовлення і навантаження.
5. На основі бази клієнтів виконувались масові SMS-розсилки про акції, що принесло додаткові продажі в автоматичному режимі. В майбутньому буде використаний і налаштований Email-маркетинг та автовідправлення.
6. Підготовка документів відбувається у 2 кліка, що дозволило заощадити в день близько 1 години роботи менеджера / бухгалтера.
7. Компанія аналізує роботу в режимі реального часу і водночас була підготовлена ​​до поточної ситуації з карантином і швидко перенесла всю роботу в віддалений режим.