Кейс Daisy: как объединить все источники заказов в 1 систему и контролировать производство

Что было сделано и результаты внедрения

После обсуждения процесса работы внутри компании Daisy Sign и главных задач, которые должна решать CRM-система мы описали техническое задание и дополнительно согласовали с клиентом, чтобы было четкое понимание как все будет работать.

Главные пункты, которые мы сделали:

• Импортировали все имеющиеся данные по клиентам, заказам, товарам в KeepinCRM.
• Настроили воронку продаж с матрицей переходов и к каждому этапу добавили время нахождения заказа в нем.
• Интегрировали сайт: все заказы и данные с обратных форм автоматически приходят в KeepinCRM. Создается карточка клиента, и заказ с привязкой товара со склада, который заказали. Данные с форм обратной связи приходят в виде задач и крепятся к ответственному менеджеру.
• Компания только подписывала договор с Rozetka, поэтому мы взяли на себя всю техническую сторону: правильное заполнение характеристик товара для отображения в фильтрах, выбор категорий, настройка фото и всего XML-файла для импорта в кабинет продавца на Rozetka, а также согласовывали и корректировали все рекомендации службы поддержки Rozetka. Как только все было подтверждено мы настроили получение заказов и автоматическую смену статусов на основе доставки и отправку ТТН в кабинет Rozetka.
• Донастроили магазин на Prom, подключили прием заказов и автоматическую смену статуса заказа на основе статуса отправки. Если посылка была получена, то на Prom автоматически изменяется статус на Завершено. Настроили генерацию файла с товарами на стороне KeepinCRM с автоматической синхронизацией Prom, а также автоприемом новых заказов.
• Настроили склад, ведение остатков с автоматическими списаниями и возвратами.
• Каждому партнеру был предоставлен свой кабинет с возможностью создания заказа и отслеживания его исполнения. А также функция выгрузки товарного фида для каждого партнера.
• Подключено несколько аккаунтов Новая Пошта и УкрПошта, настроено автоматическое изменение этапа сделки в зависимости от статуса посылки. Практически 90% данных заполняются автоматически при генерации ТТН.
• При получении, отправке и прибытии посылки в отделение автоматически отправляется SMS-информирование.
• Также были настроены шаблоны документов, ведение финансов и другие пункты согласно ТЗ.

Настройка системы и сторонних сервисов заняла около 3-х недель, после чего мы приступили к обучению сотрудников: как использовать систему согласно бизнес-процессу, как правильно вести клиентов и на что обращать внимание.

После нескольких недель работы удалось добиться следующих результатов:

1. Систематизировали работу всех отделов компании: кол-центр, сотрудников склада, бухгалтерии и курьеров. Время коммуникации по заказам уменьшилось на 67%, больше не нужно несколько раз спрашивать данные о заказе.
2. Автоматизировав работу, менеджеры стали обрабатывать заказы на 30% быстрее и качественнее.
3. % отказов уменьшен на 42%, так как менеджеры вовремя реагируют на заказы и если заказ долго находиться в отделении отправляется SMS, с последующим звонком.
4. Руководитель производства понимает реальную картину остатков и может лучше планировать изготовление и нагрузки.
5. На основе базы клиентов делались массовые SMS-рассылки о акциях, что принесло дополнительные продажи в автоматическом режиме. В будущем будет использован и настроен Email-маркетинг и авторассылки.
6. Подготовка документов происходит в 2 клика, что позволило сэкономить в день около 1 часа работы менеджера/бухгалтера.
7. Компания анализирует работу в режиме реального времени и в тоже время была подготовлена до текущей ситуации с карантином и быстро перенесла всю работу в удаленный режим.