Кейс Daisy: как объединить все источники заказов в 1 систему и контролировать производство

Опыт внедрения от компании, информация о преимуществах работы с нашей системой и тонкости интеграции

Leads

Лиды и клиенты

Orders

Ведение заказов

Automation 1

Автоматизация

Doc 1

Генерация документов

Sms

SMS

Task 1

Задачи

Wallet 1

Финансы

Warehouse 1

Склад

Implementation

Интеграция сайта

Ukr poshta

Укрпошта

Nova poshta

НоваПошта

Integration rozetka

Rozetka

Integration prom

Prom

Производство

О компании

Компания Daisy Sign является производителем нестандартной и эксклюзивной рекламно-сувенирной продукции и сложных инженерных конструкций в Украине.

Ассортимент продукции довольно расширенный: от детских велосипедов и до уникальных 3D-пазлов, которые продаются по всему миру. Компания сама занимается проектированием, производством и продажами своей продукции. Также активно ведет разработку новых решений на базе своих мощностей.

В связи с активным расширением и увеличением продаж очень критичным стал выбор системы, которая позволит контролировать всю работу компании: от получения заказа и до контроля остатков продукции на складе. 

Проблемы, существовавшие до внедрения KeepinCRM

Работа такой компании должна контролироваться на всех этапах и любые упущения могут создавать как финансовые так и репутационные риски, поэтому очень важно быстро и правильно интегрировать CRM-систему.


При встрече с руководителем компании мы определили ключевые задачи, которые должна решать KeepinCRM:

  1. Ведение полной информации по клиенту: заказы, задачи, SMS, звонки и тд, а также статистическую информацию по оплатам и задолженностям.
  2. Объединение всех источников заказов в 1 систему. Заказы с сайта, Rozetka, Prom должны автоматически приходить к нужным менеджерам и в нужные этапы воронки продаж.
  3. Автоматизировать ведение остатков на складе и работу с заказами в воронке продаж.
  4. Если заказ по каким-то причинам задерживается, то система должна об этом информировать, чтобы оперативно решать проблему и информировать клиента.
  5. Если посылку долго не забирают с отделения или начинается платное хранение, то ответственный сотрудник должен быть проинформирован о таких заказах автоматически.
  6. Подробная статистика по работе с заказами, клиентами и товарами.

Что было сделано и результаты внедрения

После обсуждения процесса работы внутри компании Daisy Sign и главных задач, которые должна решать CRM-система мы описали техническое задание и дополнительно согласовали с клиентом, чтобы было четкое понимание как все будет работать.

Главные пункты, которые мы сделали:

  • Импортировали все имеющиеся данные по клиентам, заказам, товарам в KeepinCRM.
  • Настроили воронку продаж с матрицей переходов и к каждому этапу добавили время нахождения заказа в нем.
  • Интегрировали сайт: все заказы и данные с обратных форм автоматически приходят в KeepinCRM. Создается карточка клиента, и заказ с привязкой товара со склада, который заказали. Данные с форм обратной связи приходят в виде задач и крепятся к ответственному менеджеру.
  • Компания только подписывала договор с Rozetka, поэтому мы взяли на себя всю техническую сторону: правильное заполнение характеристик товара для отображения в фильтрах, выбор категорий, настройка фото и всего XML-файла для импорта в кабинет продавца на Rozetka, а также согласовывали и корректировали все рекомендации службы поддержки Rozetka. Как только все было подтверждено мы настроили получение заказов и автоматическую смену статусов на основе доставки и отправку ТТН в кабинет Rozetka.
  • Донастроили магазин на Prom, подключили прием заказов и автоматическую смену статуса заказа на основе статуса отправки. Если посылка была получена, то на Prom автоматически изменяется статус на Завершено. Настроили генерацию файла с товарами на стороне KeepinCRM с автоматической синхронизацией Prom, а также автоприемом новых заказов.
  • Настроили склад, ведение остатков с автоматическими списаниями и возвратами.
  • Каждому партнеру был предоставлен свой кабинет с возможностью создания заказа и отслеживания его исполнения. А также функция выгрузки товарного фида для каждого партнера.
  • Подключено несколько аккаунтов Новая Пошта и УкрПошта, настроено автоматическое изменение этапа сделки в зависимости от статуса посылки. Практически 90% данных заполняются автоматически при генерации ТТН.
  • При получении, отправке и прибытии посылки в отделение автоматически отправляется SMS-информирование.
  • Также были настроены шаблоны документов, ведение финансов и другие пункты согласно ТЗ.

Настройка системы и сторонних сервисов заняла около 3-х недель, после чего мы приступили к обучению сотрудников: как использовать систему согласно бизнес-процессу, как правильно вести клиентов и на что обращать внимание.

После нескольких недель работы удалось добиться следующих результатов:

  1. Систематизировали работу всех отделов компании: кол-центр, сотрудников склада, бухгалтерии и курьеров. Время коммуникации по заказам уменьшилось на 67%, больше не нужно несколько раз спрашивать данные о заказе.
  2. Автоматизировав работу, менеджеры стали обрабатывать заказы на 30% быстрее и качественнее.
  3. % отказов уменьшен на 42%, так как менеджеры вовремя реагируют на заказы и если заказ долго находиться в отделении отправляется SMS, с последующим звонком.
  4. Руководитель производства понимает реальную картину остатков и может лучше планировать изготовление и нагрузки.
  5. На основе базы клиентов делались массовые SMS-рассылки о акциях, что принесло дополнительные продажи в автоматическом режиме. В будущем будет использован и настроен Email-маркетинг и авторассылки.
  6. Подготовка документов происходит в 2 клика, что позволило сэкономить в день около 1 часа работы менеджера/бухгалтера.
  7. Компания анализирует работу в режиме реального времени и в тоже время была подготовлена до текущей ситуации с карантином и быстро перенесла всю работу в удаленный режим.

Клиент использует следующие возможности системы

Leads

Лиды и клиенты

Orders

Ведение заказов

Automation 1

Автоматизация

Doc 1

Генерация документов

Sms

SMS

Task 1

Задачи

Wallet 1

Финансы

Warehouse 1

Склад

Implementation

Интеграция сайта

Ukr poshta

Укрпошта

Nova poshta

НоваПошта

Integration rozetka

Rozetka

Integration prom

Prom

Выбирая CRM, мы искали систему, которая идеально подходит для небольших компаний, которые продают товары или предоставляют услуги. Именно поэтому мы остановили свой выбор на украинском продукте - KeepIn CRM. Удобный и понятный интерфейс позволяет легко внедрить ее в качестве незаменимого инструмента для ежедневной работы. Благодаря этой CRM, менеджеру всегда доступна вся информация о клиенте и его сделках в режиме реального времени, а руководитель видит все данные о работе компании в одном окне. Спасибо команде KeepIn CRM за учет всех деталей нашей работы, быстрое и качественное внедрение и своевременную профессиональную поддержку!

Michael getchko

Михайло Гечко

Руководитель компании Daisy Sign

daisysign.com

Начните прямо сейчас

CRM - это не тренд, а инструмент без которого невозможно стать первым в своей нише и работать эффективно

Нажимая кнопку «Попробовать бесплатно», Вы соглашаетесь c условиями Политики конфиденциальности и Пользовательского соглашения

Кейсы

Подробная информация по внедрению, ключевые задачи, которые должна решать CRM и результаты, которые удалось получить.